Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Журнал ВРМ World

На повестке дня автоматизация «последней мили» финансового директора

Сложная экономическая ситуация в современном мире предъявляет повышенные требования к руководителям финансовых организаций и отделов. Они должны четко представлять те проблемы и задачи, которые перед ними стоят. Как показывают результаты нового исследования Aberdeen Group «Эффективное управление финансами для международной экспансии» (Effective Financial Management for International Expansion), решить эти задачи не так-то просто.

Почти четверть опрошенных (22%) отметили, что инициативы по глобальной экспансии заставляют их компании предпринимать более активные действия по уменьшению рисков. По мере того, как организация преодолевает географические границы, процессы усложняются, и руководителям становится сложнее увидеть картину происходящего в их компании в полном объеме.

Это особенно заметно, когда дело касается таких процессов, как подготовка финансовой отчетности, соблюдение нормативных требований, управление ликвидностью, планирование, бюджетирование и прогнозирование, где точность, учитываемость и гибкость имеют решающее значение. Эти операции имеют ключевое значение для успеха бизнеса, поэтому стремление улучшить процессы финансового управления является приоритетной задачей для финансовых руководителей.

Среди причин, которые заставляют компании улучшать финансовое управление, 42% респондентов отметили волатильность рынка, которая заставляет учитывать динамику изменений. Невозможно сохранять точность в процессе финансового управления при работе в постоянно меняющихся условиях. Планы на основе старых данных бесполезны, поэтому руководители должны постоянно быть в курсе факторов, влияющих на бизнес, и вносить необходимые поправки. Решающее значение в такой ситуации имеют «прозрачность» учета и гибкость.

В ходе исследования также выяснилось, что увеличение операционных затрат (26%) и организационный рост (25%), следующие две причины, которые заставляют компании улучшать финансовое управление, находятся в некотором противоречии друг к другу. Действительно, глобализация может привести к организационному росту. Этот рост, в свою очередь, приводит к росту издержек. Оба этих процесса требуют повышенного внимания и контроля.

Наконец, 22% респондентов указали, что нынешние процессы бюджетирования и прогнозирования занимают слишком много времени и требуют много ресурсов. А ведь скорость и гибкость имеют решающее значение для этих процессов.

Основные приоритеты финансовых руководителей в 2012 году

В начале 2012 года компания Aberdeen провела опрос среди представителей финансовых менеджеров для выявления ключевых вопросов, которые заботят финансистов, чтобы выявить наиболее проблемные области.

Как показали результаты исследования, руководители по-прежнему заинтересованы в сокращении операционных расходов. Многие руководители собираются автоматизировать процессы, чтобы уйти от ручных операций и позволить сотрудникам обратиться к решению более сложных, аналитических задач. Однако большинство респондентов (69%) назвали приоритетной задачей повышение качества финансовой информации и данных. Это задача особенно актуальна в условиях усиления контроля со стороны государственных органов и ужесточения требований в отношении раскрытия финансовой информации (баланс, отчет о прибылях и убытках, движение денежных средств и др.).

Основные тренды в области подготовки финансовой отчетности и закрытия финансового года

Что касается финансовой отчетности, консолидации и закрытия финансового года, большинство респондентов (75%) выразили заинтересованность в выполнении финансовой консолидации в режиме реального времени, а также в возможности предоставлять отчетность в органы надзора через интернет.

Второй по значимости темой для обсуждения, как отметили 40% респондентов, стала директива Комиссии по надзору за рынком ценных бумаг (SEC) по упрощению Стандартов бухгалтерского учета (GAAP) и приведение их в соответствие с Международными стандартами финансовой отчетности (IFRS). На данный момент актуальность этого вопроса должна возрасти, поскольку SEC уже создала и выпустила рабочий план по сближению стандартов этих систем.

Стало очевидно, что финансовые руководители обеспокоены состоянием своих финансовых операций и рассматривают их как исключительно важное средство для достижения основных целей. Существует огромное стремление к обеспечению прозрачности, точности в отчетах и их согласованности.

«Последняя миля финансов»

На повестке дня - подготовка более точной отчетности и ускорение процессов автоматизации формирования годовой финансовой отчетности.

В обиход финансистов вошло понятие «последней мили финансов», понятие, активно популяризируемое компанией Gartner. Оно касается бизнес-процессов в период закрытия финансового года и подразумевает помощь финансовому директору в общении с собственниками, надзорными органами (комиссией по ценным бумагам и биржам), а также с членами правления по вопросам достигнутых финансовых и операционных результатов.

Идея «последней мили финансов» также нашла поддержку и у консультантов Deloitte, которые отмечают, что компании сталкиваются с многочисленными проблемами в ходе закрытия финансового года и подготовки отчетности. Именно в этот период в организациях могут возникнуть проблемы с подготовкой управленческой отчетностью, в том числе ошибки финансового и внутреннего контроля, которые приводят не только к значительному снижению эффективности, но и к финансовым ошибкам и проблемам в области внутреннего контроля.

Решение этой задачи, согласно аналитикам Deloitte, требует комплексного подхода, который предполагает создание «дорожной карты», которая позволит изучить соответствующие процессы, политики, сотрудников, технические вопросы и понять, насколько успешно они работают вместе и способствуют повышению эффективности, управления и качества финансовой отчетности и закрытия. Ключевую роль во всем этом играет технология.

По мнению аналитиков Ventana Research, даже компании, которые не публикуют финансовую отчетность, и, следовательно, не сталкиваются с проблемой «последней мили», все равно имеют дело с различными финансовыми процессами, которые следуют после бухгалтерского закрытия. К ним относятся внутренняя отчетность и подготовка налоговой декларации.

Финансовые отделы уже давно нуждаются в автоматизации процесса сбора всей необходимой информации, исключив при этом необходимость выполнения повторяющихся рутинных операций и сократив время, требуемое для обеспечения точности и управления процессом. Все эти операции по подготовке отчетности, по наблюдениям аналитиков компании Trintech, потребляют очень много времени и ресурсов, так как выполняются вручную, при этом плохо регламентированы и характеризуются высокой степенью риска, что, в свою очередь, ведет к ужесточению нормативных требований. В результате организации подвергаются множеству рисков, включая задержки в предоставлении исходных данных, неточности в отчетах, ошибки и снижение прозрачности. И это именно та область, где могут помочь технологии по подготовке финансовой отчетности.

Как объясняют специалисты Ventana, эти технологии позволяют автоматизировать процесс формирования отчетного документа. Сбор необходимой информации вручную всегда был рутинным занятием, даже тогда, когда десятилетиями ранее для этого были приспособлены текстовые редакторы и электронные таблицы. Специализированные технологии автоматизируют рабочий процесс за счет напоминаний сотрудникам, которые еще не завершили необходимые шаги. Они также позволяют руководителям отслеживать состояние процесса и сигнализируют о задержках.

Возможности технологий финансовой отчетности значительно расширились с появлением языка XBRL. Прежде всего, от этого выиграли компании, которые должны предоставлять публичную отчетность.

Учитывая, что финансовые отделы задают тон работы для других отделов, требуя от них работать быстрее и более эффективно, «последняя миля финансов» стала той областью, где финансовые отделы могут на личном примере показать, как надо работать. Использование технологий может ускорить процессы и уменьшить риски. Финансовый отдел при этом начинает играть стратегическую роль и концентрирует внимание на тех видах деятельности, которые приносят большую ценность при одновременном снижении затрат.

Заключение

Современные финансовые руководители сталкиваются с проблемами глобальных рисков при подготовке финансовой отчетности. Они по-прежнему заинтересованы в сокращении эксплуатационных расходов. Многие руководители собираются автоматизировать процессы, чтобы уйти от ручных операций и позволить сотрудникам обратиться к решению более сложных, аналитических задач. Во многом эту проблема решается путем внедрения технологий автоматизации создания годовой финансовой отчетности.

Публикации

  1. Эффективный финансовый менеджмент для международной экспансии (Aberdeen Group. Effective Financial Management for international Expansion).
  2. Повестка дня финансового директора на 2012 год (Aberdeen Group The financial executive’s agenda for 2012).
  3. Алан Рэддинг. Последняя миля финансов (Alan Radding. Paving the Last Mile of Finance).10 мая 2012.