Прежде чем начинать реализацию любого BI-проекта, необходимо выяснить, чего хотят сотрудники компании и ее руководство, какие цели они ставят и каких результатов от BI-проекта они ждут. Известный эксперт в сфере бизнес-анализа Джонатан Гейгер (Jonathan G. Geiger), в настоящее время вице-президент компании Intelligent Solutions, в серии статей поделился своим видением, как следует собирать требования при проведении BI-проекта.
По мнению Гейгера, сбор требований является одним из наиболее важных аспектов при построении моделей данных для средств бизнес-анализа. Конечно, не все требования могут быть определены заранее, но такой подход может помочь собрать информацию, которая будет полезна при разработке исходной структуры и обеспечит ее расширение в дальнейшем, когда будут определены дополнительные потребности. Сбор требований также важен потому, что первое впечатление пользователей об инструменте бизнес-анализа будет зависеть от того, насколько будут удовлетворены их реальные потребности.
Проектировщик модели данных должен стремиться понять требования бизнеса с трех разных точек зрения - необходимые элементы данных, потребности бизнеса и их причины. Тщательная подготовка очень важна, и должна включать в себя глубокое понимание документа, в котором указаны масштабы проекта; понимание проблем бизнеса; сбор и рассмотрение соответствующих документов, а также определение того, какие люди должны предоставлять информацию и соответствующую технику для работы с каждым сотрудником.
Проектная документация должна описывать то, что входит и не входит в проект, график реализации проекта и имеющиеся ресурсы. Кроме того, она должна определять основные проблемы, предположения, риски и т.д. В то время как объем работ может измениться по мере развития проекта, аналитик должен представлять утвержденный масштаб проекта, чтобы успешно им управлять на протяжении всего цикла разработки.
Аналитик должен иметь четкое представление о том, как собранная информация связана с корпоративной стратегией и целями. Настоятельно рекомендуется, чтобы аналитик изучил годовой отчет компании и любые внутренние или внешние веб-сайты, которые описывают приоритетные направления деятельности компании. Это позволит аналитику подойти к интервью с позиции бизнеса, а не с технической точки зрения.
В преддверии личного сбора информации аналитик должен сначала собрать образцы текущих отчетов и электронных таблиц, на основе которых принимаются решения в компании. Они часто дают отправную точку для начала проекта, подтверждая потребность в сборе информации и выявляя недостатки в содержании, своевременности и формате данных. Кроме того, понимание основных источников поможет аналитику понять, какие данные в принципе доступны для удовлетворения потребностей бизнеса.
Прежде чем перейти непосредственно к вопросам анализа документации, необходимо подробнее остановиться на таком важном аспекте BI-проекта, как процесс сбора информации.
Информация о требованиях должна быть получена от разных людей, включая основных заказчиков, членов руководящего комитета, бизнес-экспертов, бизнес-аналитиков и конечных пользователей. Кроме того, не стоит забывать о сотрудниках, которые участвуют в предоставлении информации для поддержки принятия решений, о специалистах, знакомых с вероятными источниками данных и др. После того как эти люди будут определены, необходимо запланировать встречи с ними. Для индивидуальных интервью достаточно сократить время интервью до одного часа.
Методы сбора информации должны быть адаптированы к каждому участнику или группе. Наиболее эффективный подход – индивидуальное интервью, но и другие подходы также должны быть рассмотрены. Независимо от используемого метода очень важна тщательная подготовка (составление вопросов, сбор образцов существующих отчетов и т.п.). Не менее важно, однако, и проявлять гибкость. Результаты каждой сессии должны быть задокументированы.
Общие процессы сбора информации включают определение надлежащих людей для интервью, подготовку к каждому интервью, проведение его, слияние информации, собранной из различных источников, и, возможно, проведение дополнительного сбора информации. Главной проблемой для бизнес-пользователей является то, что они часто не знают все свои потребности заранее. Поэтому одна из задач интервью - собрать требования, о которых сотрудник знает, и помочь ему обнаружить требования, о которых он не упомянул.
По словам Гейгера, необходимо, прежде всего, поговорить с руководством и пользователями информации, а также «поставщиками» данных, которые хорошо знакомы с содержимым и состоянием источников данных.
Иногда лучше проводить опрос сразу группы сотрудников. Например, когда нужно опросить много сотрудников или прийти к консенсусу в случае, если имеется большой разброс мнений о потребностях и приоритетах.
Успех упрощенной (групповой) сессии в значительной степени зависит от наличия правильных участников. Важно, чтобы среди них были как «поставщики» данных, так и их потребители. Одна из функций поставщиков данных в этом случае – гарантировать, что выработанные требования отражают прагматичное понимание состояния данных и ограничения, наложенные текущими бизнес-процессами и операционными системами.
В конце обсуждения необходимо составить список требований, распределить обязанности и определить даты.
Другой часто используемый метод опирается на то, что уже существует. Он включает в себя три различных подхода: анализ существующих запросов и отчетов, перечень таблиц и текущих фрагментов данных.
Бизнес-пользователи, которые хотят использовать возможности бизнес-анализа, как правило, не начинают с чистого листа. У них уже может быть серия запросов и отчетов, которые выполняются на разовой или постоянной основе. Эти отчеты содержат данные, которые они получают и используют. В этом есть свои преимущества и недостатки при сборе требований. Основным преимуществом является то, что использование существующих отчетов помогает обеспечить основу для обсуждения. Говорить о чем-то конкретном гораздо легче, чем генерировать новые идеи. При наличии отчетов можно задавать следующие вопросы:
Первый из этих вопросов, возможно, является самым важным. Цель бизнес-анализа заключается в обеспечении совершения действий, подкрепленных информацией. Часто люди предпочитают работать с чем-то знакомым, вместо того, чтобы искать новые пути для достижения своих целей. Понимание того, зачем нужен конкретный отчет, может привести к дискуссии, которая поможет бизнес-пользователю перейти от среды отчетности к аналитической среде.
Есть и недостатки в использовании существующих отчетов. Прежде всего, это тенденция к «близорукому видению». Концентрируясь на существующем отчете, пользователь может не увидеть дополнительные потребности. Кроме того, содержание отчета может быть продиктовано устаревшими потребностями, ограничениями системы и ограниченным временем на разработку. Осознание недостатков позволяет аналитику использовать существующие запросы и отчеты как одно из средств для сбора требований.
Электронные таблицы являются одним из наиболее распространенных инструментов, используемых бизнес-аналитиками. Вне зависимости от источника, информация часто тем или иным путем попадает в электронную таблицу. Понимание таблиц, которые люди используют, дает представление как о данных, которые в настоящее время анализируются, так и о том, как именно они анализируются. Проблема при получении перечня таблиц, как правило, в том, что они не каталогизированы. Гейгер выделяет следующие методы построения перечня:
Первый подход является более «мягким», но может не дать полный список. Второй подход, особенно если это делается в разные моменты делового цикла (например, конец месяца, принятие бюджета и т.д.), жестче, но дает более адекватную картину.
Бизнес-аналитики нуждаются в информации. Иногда они предпочитают использовать традиционные каналы и просят IT-отдел предоставить им витрины данных и отчеты. Когда эти подходы не отвечают их потребностям, они часто прибегают к получению выборок данных, которые затем используют для заполнения (независимых) витрин данных или электронных таблиц. В то время как выборки данных наиболее полно отвечают потребностям аналитиков, часто они создаются в качестве одноразового решения. В результате, их количество растет. Нередко они содержат одни и те же данные, что ведет к переизбытку данных.
Перечень выборок данных содержит информацию о данных, которые сотрудники используют для бизнес-анализа. Обеспечение архитектурно надежного метода предоставления информации не только отвечает потребностям бизнеса, но и позволяет снизить сложность среды и избытка данных, повысить качество и согласованность данных, используемых для принятия решений.
Сбор требований для реализации BI-проекта – начальный и крайне важный этап. От того, какие действия будут предприняты на этом этапе, зависит успешность внедрения BI-проекта в принципе. Могут применяться разные методы сбора информации, в зависимости от ситуации, но есть ряд моментов, которые желательно соблюдать. Среди них тщательное документирование процесса, знание особенностей бизнеса, правильный подбор интервьюируемых и проведение интервью, использование уже имеющихся материалов и наработок.