Формирование требований к BI-проекту

Известный эксперт делится своим опытом, как собирать требования к
BI-проекту.

Прежде чем начинать реализацию любого BI-проекта, необходимо выяснить, чего хотят сотрудники компании и ее руководство, какие цели они ставят и каких результатов от BI-проекта они ждут. Известный эксперт в сфере бизнес-анализа Джонатан Гейгер (Jonathan G. Geiger), в настоящее время вице-президент компании Intelligent Solutions, в серии статей поделился своим видением, как следует собирать требования при проведении BI-проекта.

Подготовка к сбору требований

По мнению Гейгера, сбор требований является одним из наиболее важных аспектов при построении моделей данных для средств бизнес-анализа. Конечно, не все требования могут быть определены заранее, но такой подход может помочь собрать информацию, которая будет полезна при разработке исходной структуры и обеспечит ее расширение в дальнейшем, когда будут определены дополнительные потребности. Сбор требований также важен потому, что первое впечатление пользователей об инструменте бизнес-анализа будет зависеть от того, насколько будут удовлетворены их реальные потребности. 

Проектировщик модели данных должен стремиться понять требования бизнеса с трех разных точек зрения - необходимые элементы данных, потребности бизнеса и их причины. Тщательная подготовка очень важна, и должна включать в себя глубокое понимание документа, в котором указаны масштабы проекта; понимание проблем бизнеса; сбор и рассмотрение соответствующих документов, а также определение того, какие люди должны предоставлять информацию и соответствующую технику для работы с каждым сотрудником.

Проектная документация

Проектная документация должна описывать то, что входит и не входит в проект, график реализации проекта и имеющиеся ресурсы. Кроме того, она должна определять основные проблемы, предположения, риски и т.д. В то время как объем работ может измениться по мере развития проекта, аналитик должен представлять утвержденный масштаб проекта, чтобы успешно им управлять на протяжении всего цикла разработки.

Понимание бизнеса

Аналитик должен иметь четкое представление о том, как собранная информация связана с корпоративной стратегией и целями. Настоятельно рекомендуется, чтобы аналитик изучил годовой отчет компании и любые внутренние или внешние веб-сайты, которые описывают приоритетные направления деятельности компании. Это позволит аналитику подойти к интервью с позиции бизнеса, а не с технической точки зрения.

Сбор и анализ документации

В преддверии личного сбора информации аналитик должен сначала собрать образцы текущих отчетов и электронных таблиц, на основе которых принимаются решения в компании. Они часто дают отправную точку для начала проекта, подтверждая потребность в сборе информации и выявляя недостатки в содержании, своевременности и формате данных. Кроме того, понимание основных источников поможет аналитику понять, какие данные в принципе доступны для удовлетворения потребностей бизнеса.

Прежде чем перейти непосредственно к вопросам анализа документации, необходимо подробнее остановиться на таком важном аспекте BI-проекта, как процесс сбора информации.

Кого необходимо привлечь?

Информация о требованиях должна быть получена от разных людей, включая основных заказчиков, членов руководящего комитета, бизнес-экспертов, бизнес-аналитиков и конечных пользователей. Кроме того, не стоит забывать о сотрудниках, которые участвуют в предоставлении информации для поддержки принятия решений, о специалистах, знакомых с вероятными источниками данных и др. После того как эти люди будут определены, необходимо запланировать встречи с ними. Для индивидуальных интервью достаточно сократить время интервью до одного часа.

Методы сбора информации

Методы сбора информации должны быть адаптированы к каждому участнику или группе. Наиболее эффективный подход – индивидуальное интервью, но и другие подходы также должны быть рассмотрены. Независимо от используемого метода очень важна тщательная подготовка (составление вопросов, сбор образцов существующих отчетов и т.п.). Не менее важно, однако, и проявлять гибкость. Результаты каждой сессии должны быть задокументированы.

Общие процессы сбора информации включают определение надлежащих людей для интервью, подготовку к каждому интервью, проведение его, слияние информации, собранной из различных источников, и, возможно, проведение дополнительного сбора информации. Главной проблемой для бизнес-пользователей является то, что они часто не знают все свои потребности заранее. Поэтому одна из задач интервью - собрать требования, о которых сотрудник знает, и помочь ему обнаружить требования, о которых он не упомянул.

Кого и как интервьюировать?

По словам Гейгера, необходимо, прежде всего, поговорить с руководством и пользователями информации, а также «поставщиками» данных, которые хорошо знакомы с содержимым и состоянием источников данных.

Иногда лучше проводить опрос сразу группы сотрудников. Например, когда нужно опросить много сотрудников или прийти к консенсусу в случае, если имеется большой разброс мнений о потребностях и приоритетах.

Успех упрощенной (групповой) сессии в значительной степени зависит от наличия правильных участников. Важно, чтобы среди них были как «поставщики» данных, так и их потребители. Одна из функций поставщиков данных в этом случае – гарантировать, что выработанные требования отражают прагматичное понимание состояния данных и ограничения, наложенные текущими бизнес-процессами и операционными системами.

В конце обсуждения необходимо составить список требований, распределить обязанности и определить даты.

Использование того, что уже есть

Другой часто используемый метод опирается на то, что уже существует. Он включает в себя три различных подхода: анализ существующих запросов и отчетов, перечень таблиц и текущих фрагментов данных.

Анализ существующих запросов и отчетов

Бизнес-пользователи, которые хотят использовать возможности бизнес-анализа, как правило, не начинают с чистого листа. У них уже может быть серия запросов и отчетов, которые выполняются на разовой или постоянной основе. Эти отчеты содержат данные, которые они получают и используют. В этом есть свои преимущества и недостатки при сборе требований. Основным преимуществом является то, что использование существующих отчетов помогает обеспечить основу для обсуждения. Говорить о чем-то конкретном гораздо легче, чем генерировать новые идеи. При наличии отчетов можно задавать следующие вопросы:

• Зачем нужен этот отчет?
• Регулярно ли вы используете этот отчет?
• Как вы используете этот отчет?
• Есть ли в отчете данные, которые вы не используете?
• Есть другие данные, используемые в сочетании с отчетом?

Первый из этих вопросов, возможно, является самым важным. Цель бизнес-анализа заключается в обеспечении совершения действий, подкрепленных информацией. Часто люди предпочитают работать с чем-то знакомым, вместо того, чтобы искать новые пути для достижения своих целей. Понимание того, зачем нужен конкретный отчет, может привести к дискуссии, которая поможет бизнес-пользователю перейти от среды отчетности к аналитической среде.

Есть и недостатки в использовании существующих отчетов. Прежде всего, это тенденция к «близорукому видению». Концентрируясь на существующем отчете, пользователь может не увидеть дополнительные потребности. Кроме того, содержание отчета может быть продиктовано устаревшими потребностями, ограничениями системы и ограниченным временем на разработку. Осознание недостатков позволяет аналитику использовать существующие запросы и отчеты как одно из средств для сбора требований.

Перечень электронных таблиц

Электронные таблицы являются одним из наиболее распространенных инструментов, используемых бизнес-аналитиками. Вне зависимости от источника, информация часто тем или иным путем попадает в электронную таблицу. Понимание таблиц, которые люди используют, дает представление как о данных, которые в настоящее время анализируются, так и о том, как именно они анализируются. Проблема при получении перечня таблиц, как правило, в том, что они не каталогизированы. Гейгер выделяет следующие методы построения перечня:

1. Связаться с ключевыми бизнес-аналитиками и попросить их перечислить электронные таблицы, которые они используют.
2. В ходе сессии с бизнес-аналитиками попросить их открыть Excel, а затем посмотреть на последнюю перечень таблиц, которые использовались.

Первый подход является более «мягким», но может не дать полный список. Второй подход, особенно если это делается в разные моменты делового цикла (например, конец месяца, принятие бюджета и т.д.), жестче, но дает более адекватную картину.

Перечень выборок данных

Бизнес-аналитики нуждаются в информации. Иногда они предпочитают использовать традиционные каналы и просят IT-отдел предоставить им витрины данных и отчеты. Когда эти подходы не отвечают их потребностям, они часто прибегают к получению выборок данных, которые затем используют для заполнения (независимых) витрин данных или электронных таблиц. В то время как выборки данных наиболее полно отвечают потребностям аналитиков, часто они создаются в качестве одноразового решения. В результате, их количество растет. Нередко они содержат одни и те же данные, что ведет к переизбытку данных. 

Перечень выборок данных содержит информацию о данных, которые сотрудники используют для бизнес-анализа. Обеспечение архитектурно надежного метода предоставления информации не только отвечает потребностям бизнеса, но и позволяет снизить сложность среды и избытка данных, повысить качество и согласованность данных, используемых для принятия решений.

Заключение

Сбор требований для реализации BI-проекта – начальный и крайне важный этап. От того, какие действия будут предприняты на этом этапе, зависит успешность внедрения BI-проекта в принципе. Могут применяться разные методы сбора информации, в зависимости от ситуации, но есть ряд моментов, которые желательно соблюдать. Среди них тщательное документирование процесса, знание особенностей бизнеса, правильный подбор интервьюируемых и проведение интервью, использование уже имеющихся материалов и наработок.

Публикации

1. Джонатан Гейгер. Советы по проведению интервью для сбора требований к BI (Jonathan G. Geiger. Interview Tips for BI Requirements Gathering). 1 ноября 2011 г.
2. Джонатан Гейгер. Сбор требований к BI – советы по проведению группового обсуждения (Jonathan G. Geiger. BI Requirements Gathering – Facilitation Tips). 13 января 2012 г.
3. Джонатан Гейгер. Подготовка к сбору требований (Jonathan G. Geiger. Preparing for Requirements Gathering), 13 сентября 2011 г.
4. Джонатан Гейгер. Сбор требований к BI: использование того, что уже есть (Jonathan G. Geiger. BI Requirements Gathering: Leveraging What Exists). 1 марта 2012 г.

Автор: По материалам зарубежных сайтов