Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Журнал ВРМ World

Инструменты BI в режиме самообслуживания

Обычно внедрение и работа с BI-инструментами – это задача IT-отдела или специалистов по бизнес-анализу. Однако сейчас на рынке есть и другие средства, позволяющие обычным пользователям самим работать с аналитическими приложениями. Это BI-инструменты, функционирующие в режиме самообслуживания (self-service BI, SS BI). Они позволяют пользователям создавать свои собственные отчеты, не полагаясь на IT-отдел, у которого могут уйти дни, недели или даже месяцы на выполнение пожеланий пользователей. С таким BI выигрывают все: пользователи получают информацию тогда, когда она им нужна, и в том виде, в котором нужна; IT-отдел, освободившись от выполнения запросов пользователей, может сфокусироваться на более важных проектах.

Однако есть у SS BI и своя «темная сторона», на которую обращает внимание Уэйн Экерсон (Wayne Eckerson), директор по исследованиям TechTarget и президент консалтинговой компании BI Leader Consulting.

«Темная сторона»

Он пишет, что в жизни все происходит не так, как в теории. На практике применение инструментов BI в режиме самообслуживания могут усугублять те проблемы, которые призваны решать. С одной стороны, большинство пользователей находят эти инструменты слишком сложными и начинают снова обращаться в IT-отдел за стандартными отчетами или того хуже, принимают решения, не имея необходимой информации и полагаясь на свои интуитивные ощущения. С другой стороны, немногие технически-подкованные пользователи нагружают BI-инструменты, создавая хаос в отчетности, или даже хуже: используют инструменты для запуска запросов, которые самым негативном образом влияют на производительность хранилища данных. В результате большинство сотрудников начинают скептически относится к возможностям даже обычных BI-инструментов.

Пользователи бывают разные

Экерсон рекомендует компаниям изучить своих сотрудников, прежде чем приобретать BI-инструменты. Нужно классифицировать сотрудникам по стилям их взаимодействия с информацией для принятия решений. Сам эксперт выделяет два класса пользователей: обычные и опытные.

Обычные пользователи. Это пользователи, которые используют информацию для работы. К ним относятся руководители, менеджеры, клиенты и т.п. 80% времени они просто хотят получать информацию, созданную опытными пользователями. Это - пассивные потребители информации, использующие данные для поддержки своих ежедневных задач и решений. В идеале обычные пользователи используют информацию, которая сформирована специально для них в виде отчета или инструментальной панели на основе данных хранилища или витрины данных.

Опытные пользователи. Для этих людей информация – их работа. К ним относятся «супер пользователи», бизнес-аналитики, IT-специалисты, разработчики аналитических моделей. Они тратят 100% своего времени на производство информации для себя или других. Они анализируют информацию, используя мощные аналитические инструменты, которые извлекают данные из хранилища данных или других систем, которые могут располагаться как внутри, так и вне организации.

Обычные и опытные пользователи, таким образом, представляют два разные группы, которым нужны разные наборы инструментов и даже разные архитектуры для работы с информацией. Однако в реальности не все так просто, отмечает Экерсон. Дело в том, что в 20% времени обычным пользователям нужна информация, которая не доступна в стандартных подборках информации. В этих ситуациях они должны стать производителями информации. Но у них нет необходимых для этого навыков и желания тратить время на их получение.

Роль суперпользователей. Многие организации полагаются на так называемых суперпользователей, чтобы решить упомянутую проблему. Суперпользователи – это бизнес-пользователи, которые быстро осваивают информационные технологии и становятся теми людьми, к которым коллеги обращаются за помощью в создании отчетов. Экерсон обращает внимание, что суперпользователи абсолютно необходимы для успеха любой инициативы по развертыванию BI-инструментов, функционирующих в режиме самообслуживания. Наиболее умелые BI-руководители определяют, кто является суперпользователем в каждом отделе, и включают их в рабочую группу по внедрению BI, где суперпользователи работают над развитием BI, выбирают продукты и составляют план.

Возможности BI-инструментов

Поставщики BI-инструментов также стараются учесть существующую проблему и модифицируют свои продукты соответствующим образом. Современное поколение BI-инструментов имеет различные уровни функциональности в зависимости от возможностей пользователей. Например, директор может нуждаться только в просмотре статических отчетов и инструментальных панелей. Но через какое-то время ему могут потребоваться более подробные данные, в этом случае он сможет «провалиться» в них воспользовавшись функцией drill-down или же применить предустановленные фильтры. Другому менеджеру может понадобиться просматривать данные, а также изменять их (добавлять/удалять колонки, сортировать данные и т.д.) с помощью средств визуализации или модуля поиска.

Суперпользователи могут создавать отчеты, пользуясь библиотекой для составления отчетности, которая состоит из таблиц, графиков и фильтров, собранных из существующих отчетов и инструментальных панелей. В какой-то момент суперпользователи могут начать создавать отчеты из объектов данных, заключенных в семантическом слое или даже из исходных данных, а затем моделировать и трансформировать их в свои собственные объекты данных. В целом BI-инструменты дают обычным пользователям возможность стать более опытными и создавать более сложные отчеты без помощи IT-отдела.

Зона комфорта

Важно признать, как пишет Экерсон, что никто не хочет всей функциональности, за исключением, возможно, наиболее опытных пользователей. Каждый пользователь в конечном итоге находит свою комфортную зону функциональности, которая ему нужна, и использует ее. С течением времени, когда пользователи лучше познакомятся с инструментом и средой данных, они могут развивать свои навыки.

Таким образом, BI-инструменты, функционирующие в режиме самообслуживания, не озадачивают пользователей слишком большой функциональностью сразу. Они предлагают ее тогда, когда она им нужна и когда они готовы ее использовать.

Подводя итоги, Экерсон выделяет три важных аспекта применения BI в режиме самообслуживания:

  1. Знание пользователей и их зон комфорта в связи с функциональностью BI.
  2. Создание сети суперпользователей, которые будут выполнять 20% требований пользователей, связанных с получением нестандартной информации.
  3. Приобретение BI-инструментов, которые предоставляют функциональность по требованию.

В чем может помочь BI в режиме самообслуживания?

Эксперты Клаудиа Имхоф (Claudia Imhoff) и Колин Уайт (Colin White) выделяют четыре главных цели, которых можно достичь с помощью SS BI:

  • более простой доступ к исходным данным для отчетности и анализа
  • более простые и улучшенные возможности для анализа данных
  • более быстрое внедрение таких опций как облачные вычисления
  • более простые, настраиваемые и совместные интерфейсы пользователей

Они пишут, что в современной экономической ситуации организации должны использовать бизнес-анализ (BI), чтобы принимать умные и быстрые решения. BI-инструменты позволяют компаниям быть конкурентоспособными на рынке и находить новые возможности для развития бизнеса. Пользователи должны иметь больше доступа к важной информации в нужное время и в правильном формате. Они должны быть способны к инновациям и творческому подходу, чтобы эффективно конкурировать на рынке. При этом во многих компаниях решения принимаются на основе применения бизнес-анализа или аналитики. Однако в последние годы в результате экономических потрясений IT-отделы были уменьшены, несмотря на то, что пользователи требуют большего контроля и более быстрого доступа к BI и данным. Об этом, в частности, заявили 78% респондентов опроса, проведенного Институтом хранилищ данных (Self-Service Business Intelligence: Empowering Users to Generate Insights).

Чтобы удовлетворить требования сотрудников, компании обращаются к альтернативным подходам к BI. Один подход заключается в том, чтобы создать такую среду, в которой сотрудники сами могут создавать и иметь доступ к специализированным BI-отчетам, запросам и аналитике без помощи IT-отдела. Его цель в том, чтобы расширить масштабы использования BI-приложений. В то же время такой подход удовлетворяет потребность сотрудников в создании более персонализированной среды, способствующей коллективной работе при принятии решений. Сотрудники становятся самостоятельнее, имея BI-среду, которая удобнее и проще в применении. Как отмечают эксперты, простота использования и удобство играют критическую роль при выборе BI-инструментов, функционирующих в режиме самообслуживания.

Применение BI в режиме самообслуживания и его цели

Эксперты выделяют следующие цели BI в режиме самообслуживания.

Сделать результаты бизнес-анализа простыми для использования

Это наиболее важная цель с точки зрения пользователей. Они должны быть в состоянии понять, что означает представленная им информация. BI-инструменты, функционирующие в режиме самообслуживания, должны быть средой, в которой просто обнаружить необходимую информацию, получить к ней доступ и обмениваться информацией, отчетами и аналитикой. Сотрудники хотят иметь возможность персонализировать свои инструментальные панели или иметь такие автоматизированные BI-возможности, чтобы информация стала полезной для их частных ситуаций. Информация также должна быть представлена в простом для использования формате и через то устройство и пользовательский интерфейс, который выберут сами пользователи.

С технической точки зрения такого рода BI требует ясного представления информация, чтобы пользователям было легко ее понять. Поэтому первостепенную важность здесь имеют визуализация данных и их представление.

Сотрудники, получая доступ к инструментам BI, вносят свой вклад в увеличение и улучшение информации в компании, добавляя данные, основанные на хорошем знании конкретных ситуаций и процессов. Все это также позволяет им быть самостоятельнее и принимать более быстрые решения.

Сделать использование BI-инструментов простым

Не только результаты, полученные с помощью средств BI, должны быть просты и понятны, но и сами инструменты также должны быть просты в использовании. Поставщики BI-решений работали над этим много лет и преуспели. По словам экспертов, это значительный фактор успеха любого BI-инструмента, функционирующего в режиме самообслуживания. C его помощью даже новички могут выбрать отчет и произвести простой анализ. И конечно технологически квалифицированные пользователи смогут получить то, что им нужно и когда нужно.

Изощренная аналитика нередко слишком сложна для многих сотрудников. Поддержка такой аналитики и представление ее результатов в ясном и понятном формате значительно повышает продуктивность сотрудников компании.

Упростить процесс внедрения хранилищ данных и управления ими

Применение BI в режиме самообслуживания может означать поиск альтернативных механизмов внедрения для снижения затрат, времени окупаемости инвестиций и поддержки сложной обработки данных. Ключевым фактором при достижении этой цели является то, что проекты развертывания BI в режиме самообслуживания предоставляют хорошую производительность и масштабируемость для простых и сложных аналитических рабочих нагрузок и для высоких объемов данных. Кроме того BI-инструмент, функционирующий в режиме самообслуживания, должен поддерживать простое администрирование и постепенное развитие аналитической среды.

Доступность BI-инструмента в режиме самообслуживания большему числу пользователей также позволяет разным отделам внедрять свои приложения, приспособленные под их специфические требования и согласно их собственному графику. Это способствует значительному росту удовлетворенности пользователей.

Упростить доступ к исходным данным

Согласно исследованиям, если нет доступа к данным, то все прочее не имеет значения, независимо от того, какие именно инструменты используются – традиционные BI или SS BI. Однако в случае применения BI в режиме самообслуживания есть одна существенная разница – не все данные необходимо хранить в хранилище данных, например, географические, демографические и прочие. И они также должны быть доступны для пользователей без поддержки IT-отдела.

При применении BI в режиме самообслуживания может также потребоваться, чтобы были доступны все виды данных, не только традиционные структурированные данные. Это могут быть такие неструктурированные данные, как комментарии или электронные письма или даже источники из социальных сетей. Способность сотрудников видеть и понимать полную картину становится необходимостью. Не всегда возможно и нужно вносить эти данные в хранилище данных, прежде чем они будут обработаны с помощью инструментов BI в режиме самообслуживания. Если какие-то из этих данных находятся вне хранилища данных, нужно иметь средства или механизмы объединения данных из разных источников для доступа и анализа.

Задача команды, занимающейся внедрением BI, в том, чтобы создать инфраструктуру, которая обеспечит свободное перемещение данных из всех источников. Затем можно наблюдать за доступом и использованием данных, обеспечивать оптимальную производительность среды, внедрять соответствующие процедуры безопасности и конфиденциальности и обеспечивать поддержку обычных пользователей.

Применение BI в режиме самообслуживания и Excel

Эксперты обращают внимание на тот факт, что самообслуживамая аналитика - это не просто перенесение данных в электронную таблицу Excel. Одних данных самих по себе недостаточно. Если бизнес-пользователи просто извлекают данные из хранилищ данных, чтобы вставить их в Excel, то они тратят слишком много времени, чтобы получить в итоге совсем небольшие результаты. Важное отличие BI-инструментов и электронных таблиц в том, что последние обособлены, в то время как SS BI позволяет пользователям не только решать свои задачи, но и делиться результатами. Кроме того, в отличие от Excel аналитические инструменты имеют мощную визуальную составляющую. Это позволяет более эффективно представлять информацию и избегать длинных комментариев и объяснений, способствует достижению консенсуса среди пользователей, поскольку они работают с данными в реальном времени и могут легче согласовывать спорные вопросы.

Заключение

Применение BI в режиме самообслуживания – эффективное средство привлечь сотрудников к активной работе с данными. Оно позволяет повысить уровень работы с информацией в компании, разгрузить IT-отдел и позволяет сотрудникам ежедневно применять BI-инструменты и извлекать из этого пользу. Но прежде чем внедрять средства SS BI, компании необходимо хорошо изучить своих сотрудников и классифицировать их в соответствии с навыками их работы с информацией.

Публикации

  1. Уэйн Экерсон. Секреты BI в режиме самообслуживания (Wayne Eckerson. The Secrets of Self-Service BI). 13 января 2011 г.
  2. Клаудиа Имхоф, Колин Уайт. Введение в BI в режиме самообслуживания (Claudia Imhoff, Colin White. Introduction to Self-Service Business Intelligence). 9 ноября 2011 г.
  3. Лу Джордано. Подготовка почвы для интуитивного бизнес-анализа в режиме самообслуживания (Lou Jordano. Paving the Way for Self-Service, Intuitive Business Intelligence). 6 октября 2011 г.