Управление эффективностью – почему важно знать, что это такое?

Признанный гуру BPM Крейг Шифф рассуждает о распространенных заблуждениях
касательно BPM и анонсирует результаты очередного исследования BPM
Partners.

Управление эффективностью бизнеса (ВРМ) – далеко не новый управленческий подход и, казалось бы, хорошо известный. Но ведущий эксперт в сфере BPM Крейг Шифф (Craig Schiff) считает, что до сих пор нет единого мнения о том, что же такое управление эффективностью.

Чем ВРМ не является?

Шифф считает, что ответ часто зависит от того, кому адресован вопрос, его уровня подготовки и владения темой. Чтобы лучше понять, что же такое BPM, эксперт предлагает выяснить, чем же ВРМ не является.

По его мнению, управление эффективностью — это не бизнес-анализ (BI), а BI — это не управление эффективностью. Те, кто утверждает обратное, по словам Шиффа, делают плохую услугу бизнес-аналитике. Дело в том, что бизнес-анализ — намного более широкое понятие и ее возможности гораздо шире, чем у BPM. С технологической точки зрения управление эффективностью — это применение инструментов и техник BI для решения стратегических задач бизнеса. Управление эффективностью основывается на возможностях средств для выпуска отчетности и генерации запросов, многомерных кубах OLAP, витринах данных, инструментах ETL и др. Эти BI-технологии могут быть использованы IT-отделом для создания обычных решений по управлению эффективностью, или поставщиками для создания тиражных ВРМ-приложений. В любом случае бизнес-анализ является одним из элементов основания для построения системы управления эффективностью.

Управление эффективностью — это также и не бизнес-аналитика. Так же, как и в случае с BI, ВРМ использует многие компоненты бизнес-аналитики, которые помогают руководству понять, что влияет на прибыль, и позволяют улучшить результаты деятельности. ВРМ-решения часто включают инструменты интеллектуального анализа данных (data mining), статистического анализа и прогнозного моделирования. Но ВРМ-решения — далеко не единственные системы, где используются эти технологии.

По мнению Шиффа, управление эффективностью — это не просто информационная панель, отражающая значения показателей, хотя она является его частью. Некоторые поставщики, которые предлагают только эту возможность, скажут, что это управление эффективностью, но на самом деле, они являются только его частью. Сказанное справедливо и в отношении бюджетирования. Как отмечает эксперт, некоторые поставщики предлагают только инструмент бюджетирования, выдавая его за комплексное ВРМ-решение.

По словам Шиффа, обеспечивая важный функционал, такие продукты не закрывают все потребности управления эффективностью. Внедрение какого-то из этих компонентов, конечно, даст значительные выгоды, но по отдельности они не помогут использовать весь потенциал управления эффективностью.

Упрощенное определение, которое использует сам Шифф, заключается в том, что управление эффективностью – это то, что позволяет компаниям планировать, контролировать и реализовывать свои стратегии. Ключевые компоненты управления эффективностью в 2011 году, по мнению эксперта, включают бюджетирование и прогнозирование, стратегическое планирование и моделирование, составление финансовой отчетности и консолидацию, информационные панели и системы показателей, операционную аналитику и оптимизацию доходности. Также Шифф включает сюда корпоративное управление, управление рисками и приведение в соответствие с требованиями контролирующих органов, хотя некоторые поставщики предпочитают рассматривать их отдельно.

Почему это важно?

 «Как вы можете успешно реализовать ВРМ-проект, если не знаете, что это?», – спрашивает Шифф.

Кроме того, он считает, что полностью осознать преимущества управления эффективностью можно только если будут интегрированы все функциональные компоненты BPM-системы. «Сегодня вы можете сфокусироваться на какой-то одной задаче, например, информационных панелях или бюджетировании, но возможно завтра вам захочется расширить свой взгляд и рассмотреть поставщика, который предлагает и другие компоненты», - пишет Шифф. Но при этом выбор должен основываться на потребностях бизнеса. Недостаток знаний, неадекватная подготовка или введение в заблуждение со стороны поставщика или консультанта не должны стать теми факторами, которые повлияют на решение, считает эксперт.

Система отчетности не работает

Компания BPM Partners, одна из ведущих независимых компаний в сфере ВРМ-решений, опубликовала результаты своего опроса «2011 BPM Partners Annual Pulse Survey”, в котором обобщено мнение сотен пользователей ВРМ из разных стран и сфер бизнеса. Темой этого года стали поиски «Святого Грааля управления эффективностью».

По данным опроса, «Святой Грааль управления эффективностью бизнеса» должен включать:

• стратегический аспект ВРМ, включая долгосрочное планирование и моделирование, средства измерения ключевых показателей или информационные панели;
• финансовый аспект ВРМ, включая бюджетирование, прогнозирование, консолидацию и отчетность;
• операционный аспект, то есть анализ эффективности для каждого подразделения или отдела.

«Мы часто слышим, что система отчетности не работает, это удивительно, учитывая, сколько усилий было потрачено на решение этой проблемы, - говорит Крейг Шифф. - Компании обращаются к ВРМ-решениям в поисках решений их проблем. Чаще всего их привлекает такое преимущество ВРМ, как более простой доступ к информации».            Выяснилось, что подготовка отчетности — остается одной из актуальнейших задач, стоящих перед компаниями. Как показал опрос BPM Partners, один из основных мотивов, которыми руководствуются организации, обращаясь к BPM-решениям, это стремление «улучшить управленческую отчетность».

«Учитывая, что получение управленческой отчетности, повышение доходности и улучшение возможностей планирования были названы в качестве основных бизнес-приоритетов, неудивительно, что функциональные возможности, обеспечивающие непрерывное планирование и прогнозирование сейчас на подъеме. Многие компании ищут способы, как заменить старые системы, с помощью которых составлялись негибкие годовые бюджеты и делались прогнозы, более гибкими решениями, - говорит Шифф. – Постоянное планирование и прогнозирование требуют более легкого доступа к информации и способствуют достижению лучших результатов в бизнесе».

Публикации

1. Крейг Шифф. Что такое управление эффективностью? (Craig Schiff. What Is Performance Management?). 14 июля 2011 г.
2. Опрос «2011 BPM Partners Annual Pulse Survey»: процесс составления отчетности нарушен (2011 BPM Partners Annual Pulse Survey: Reporting Is Broken), 15 августа 2011 г.

Автор: По материалам зарубежных сайтов