Бюджетирование в электронных таблицах- благо или зло?
Статистика неумолима: только треть проектов по автоматизации бюджетирования хозяйственных расходов приходится на сметное планирование, оставшиеся две трети – на контроль исполнения хозбюджета.
Это значит, что даже после автоматизации контрольных функций, смету административно-хозяйственных расходов в банках продолжают планировать с помощью электронных таблиц.
Мы собрали самые распространенные доводы в пользу этой технологии и предложили свои контраргументы. Обсудим, так ли безупречно сметное планирование в электронных таблицах?
ПЛЮС: Таблицы позволяют поддержать любую методику планирования бюджета АХР и гибко корректировать ее в ходе бюджетной кампании.
МИНУС: Гибче некуда, если планировать в одиночку или максимально упростить методику планирования, привлекая к вводу бюджетов только сметообразующие подразделения. Таблицы не предназначены для коллективной одновременной работы большого количества пользователей. Реализация таких методик на базе таблиц ведет к потере темпа, ошибкам и техническим проблемам консолидации многочисленных таблиц.
ПЛЮС: Бюджетирование с помощью таблиц не требует дополнительных инвестиций, зачем тратиться на ИТ-систему и ее внедрение, чтобы планировать смету раз в год.
МИНУС: С технической точки зрения, экономия оправдана, пока табличная технология не сталкивается с ограничениями обработки больших объемов данных. С позиции руководства – таблицы никогда не обеспечат контроль регламента планирования и необходимый уровень прозрачности бюджетных показателей, не позволят проследить «судьбу» каждой цифры в бюджете – кто был инициатором бюджетной заявки, кто скорректировал, кто согласовал и проч. В итоге ежегодные потери из-за некорректно собранного бюджета могут превысить разовую экономию за счета отказа от автоматизации.
ПЛЮС: Отсутствует барьер «вхождения» новых сотрудников в процесс бюджетирования: в электронных таблицах умеют работать все.
МИНУС: Все всё могут - это правда, и, упиваясь своими уменьями, так и норовят «улучшить» процесс и внести в таблицы что-то свое: добавить колонку, удалить строчку, поменять формат, подправить формулу и т.д. и т.п. А как потом это все обрабатывать и консолидировать?
Чем защитите дорогие сердцу табличные технологии?