- 2004
Методика АВС – преимущество в конкурентной борьбе
В статье объясняется суть метода Activity Based Costing и логика проведения расчетов по этому методу, формулируются требования к программному обеспечению для проведения ABC-расчетов, демонстрируется пример фактического учета затрат по методу ABC.
Введение
В условиях жесткой конкуренции банки вынуждены совершенствовать существующие методы финансового управления для решения задач уменьшения себестоимости банковских продуктов и завоевания новых сегментов рынка. Одним из способов управления стоимостью банковских продуктов и услуг является использование технологии функционально-стоимостного анализа (ФСА, ABC - Activity Based Costing). Применение методики ABC позволяет рассчитать себестоимость банковских продуктов и услуг и провести анализ алгоритма образования себестоимости продуктов. Для этого необходимо получить целостное представление о калькуляции затрат того или иного банковского продукта, чтобы управлять затратами на его основе.
Результатом применения методики ABC является точное определение себестоимости банковских продуктов и услуг путем расчета стоимости функций по их производству. В рамках ABC стоимость банковского продукта рассчитывается как сумма затрат каждого звена технологической цепочки по его производству. Звеньями технологической цепочки являются функции, выполняемые сотрудниками банка и автоматизированными системами.Знание о стоимости каждой функции позволяет выявлять наиболее затратные операции и проводить оптимизацию неэффективных функций или коренной реинжиниринг бизнес-процессов в целом. Направления реорганизации бизнес-процессов должны ориентироваться на развитие работ, создающих потребительскую стоимость продуктов, и сокращение работ, не генерирующих ее. Реализация этого принципа планирования возможна в случае четкого понимания менеджерами банка целей и задач метода и наличия у них полномочий для совершенствования бизнес-процессов. Понимание и применение банком описанных принципов приводит к снижению себестоимости продуктов и услуг дает ему решающее преимущество в конкурентной борьбе.
Цель данной статьи - рассмотреть суть метода ABC и логику проведения расчетов по этому методу, сформулировать требования, предъявляемые к программному обеспечению для проведения ABC-расчетов, продемонстрировать пример фактического учета затрат по методу ABC.
Планирование и учет затрат по методу ABC
Суть процессно-ориентированного бюджетирования, которое базируется на методах ABC, заключается в планировании ресурсов, в зависимости от перечня выполняемых работ и их объемов. Процесс бюджетирования условно можно разделить на два вида работ: планирование и учет фактического исполнения. Планирование затрат по методу ABC ведется на основе плана продаж банковских продуктов и услуг.
Исходными данными для планирования затрат по методу ABC являются:
- план продаж банковских продуктов;
- прогнозируемый доход от предоставления услуг банка и реализации продуктов;
- нормативная стоимость функций.
На основе плана продаж определяется состав и объем необходимых функций. На основании состава и объема функций рассчитывается количество необходимых ресурсов.
Фактический учет затрат по методу ABC предполагает учет прямых затрат по сотрудникам, перенос общебанковских затрат на сотрудников, перенос полных затрат сотрудников на функции.
Исходными данными для фактического определения себестоимости банковских продуктов являются:
- детализированная структура технологического процесса в банке;
- данные о расходах банка;
- схема переноса расходов банка на себестоимость банковских продуктов.
На основе полученной стоимости функций осуществляется калькуляция затрат банковских продуктов и целых бизнес-направлений.
В рамках процессно-ориентированного бюджетирования первоочередной задачей является фактический учет затрат. Ее результаты служат основой для анализа каждого процесса производства и предоставления банковских продуктов и услуг. Анализ позволяет выявить наиболее затратные функции и провести их оптимизацию или реижиниринг всего бизнес-процесса. После выполнения этих управляющих воздействий формируется база для планирования по методу ABC. Поэтому в данной статье остановимся более подробно именно на технологии фактического учета затрат.
Технология учета затрат по методу ABC
В банке настройка и реализация механизма учета затрат по методу ABC включает следующую последовательность шагов:
- описание организационно-штатной структуры банка вплоть до сотрудников;
- описание функций по производству банковских продуктов и услуг;
- распределение функций между сотрудниками банка;
- формирование Time sheet - формы, в которой фиксируются затраты рабочего времени каждого сотрудника на выполнение той или иной функции;
- описание баз распределений затрат на стоимость банковских продуктов;
- описание алгоритмов расчетов стоимости банковских продуктов и услуг;
- проведение расчетов;
- анализ результатов расчетов.
Описание организационно-штатной структуры банка
На данном этапе определяется организационно-штатная структура организации: состав и иерархия подразделений, а также состав штатных должностей подразделений.
Описание функций
Определение функций, участвующих в производстве банковских продуктов и услуг, осуществляется с помощью процесса функциональной декомпозиции. Сначала выделяются крупные функции, которые далее делятся на более мелкие. Этот процесс продолжается до того уровня детализации, который соответствует потребностям ABC-модели. Функции могут рассматриваться в различном масштабе, например, с раскрытием структуры деятельности подразделений или на уровне основных этапов производства. В случае чрезмерной детализации расчет может сильно усложниться. Слишком подробный анализ вызовет дополнительные расходы, и в результате ФСА будет неэффективен. А с другой стороны, недостаточная детализация может затруднить определение основных источников издержек для данного вида деятельности. Уровень сложности определяется балансом между точностью и стоимостью данных.
Распределение функций между сотрудниками банка
Выполнение каждой функции делегировано сотрудникам определенных подразделений. Соответственно, расходы на каждую функцию рассчитываются из расходов, отнесенных на сотрудника, и доли времени, которое сотрудник потратил на выполнение данной функции. Необходимо получить распределение бизнес- и обслуживающих функций между сотрудниками банка, которые их выполняют. На рис. 1 приведен пример распределения некоторых бизнес-функций между сотрудниками банка.
Формирование Time sheet
Ежемесячно сотрудниками банка заполняется специальная форма, в которой указывается, какую часть своего рабочего времени каждый сотрудник потратил на выполнение той или иной функции за месяц. После консолидации данных по всем подразделениям банка получается матрица следующего вида, где помимо признаков выполнения сотрудниками определенных функций, указывается еще и количественные характеристики функций:
|
Распределение
функций между сотрудниками банка. Указывается доля времени, которую тратит
сотрудник на выполнение функции.
|
Финансовая структура |
|||||||||||
|
|
|
|||||||||||
|
Привле-
чение кредита
|
Рассмо-
трение кредита
|
Защита
кредита
|
Тех.
сопрово- ждение кредита
|
Мони-
торинг кредита
|
Заявка
по векселям
|
Изгото-
вление векселей
|
Аваль
векселей
|
Поступ-
ление средств по векселям
|
Монито-
ринг векселей
|
|||
|
Организа-
ционно- штатная структура
|
Кредитный отдел
|
Начальник
кредитного отдела
|
20
|
50
|
20
|
0
|
10
|
|
|
|
|
|
|
Бухгалтер
кредитного отдела
|
0
|
10
|
30
|
50
|
10
|
|
|
|
|
|
||
|
Инспектор
по кредитам
|
30
|
10
|
10
|
40
|
10
|
|
|
|
|
|
||
|
Отдел по работе с ЦБ
|
Менеджер
отдела по работе с ЦБ
|
|
|
|
|
|
10
|
30
|
0
|
20
|
40
|
|
|
Аналитик
отдела по работе с ЦБ
|
|
|
|
|
|
20
|
10
|
20
|
20
|
30
|
||
|
Начальник
отдела по работе с ЦБ
|
|
|
|
|
|
10
|
0
|
40
|
20
|
30
|
||
Описание баз распределений
Базы распределений представляют собой список характеристик подразделений банка, задающих правила переноса сумм на каждом из этапов распределения общебанковских расходов наа стоимость продуктов и услуг. Например, для распределения затрат банка на аренду это может быть площадь, занимаемая подразделением банка, или количество сотрудников подразделения. Базы распределения могут быть более сложные, в частности, форма Time sheet также является базой распределения.
Описание алгоритмов расчетов
Необходимо разработать алгоритмы расчетов исходя из того, что фактический учет затрат по методу ABC производится по следующей технологии:
- учет прямых затрат по сотрудникам;
- перенос общебанковских затрат на сотрудников;
- перенос полных затрат сотрудников на функции пропорционально базам распределения;
- получение стоимости банковских продуктов на основе себестоимости функций.
Аналитиками банка должны быть выделены уровни перераспределений. На рис. 2 приведен пример шестиуровневой модели перераспределений.
Рис. 2. Пример этапов распределений расходов
1. Перенос общебанковских расходов на центры прибыли и затрат, например расходы на аренду пропорционально занимаемой площади.2. Перенос расходов центров затрат на его сотрудников.
3. Распределение расходов сотрудников центров затрат между управленческими и обслуживающими функциями пропорционально времени, которое тратит сотрудник на выполнение той или иной функции.
4. Перенос расходов по управленческим и обслуживающим функциям на центры прибыли.
5. Распределение расходов центров прибыли между сотрудниками.
6. Распределение расходов сотрудников центров прибыли между бизнес-функциями пропорционально времени, которое тратит сотрудник на выполнение той или иной бизнес-функции.
Этот этап завершает процесс настройки и описания логики ABC-расчетов.Проведение расчетов
Расчеты по методу ABC достаточно трудоемки. Даже в случае использования простой шестиуровневой схемы перераспределений (например, см. рис. 2) расчеты представляют собой достаточно сложную последовательность переноса сумм с подразделений на сотрудников, с сотрудников на функции и т.д.
Анализ результатов расчетов
Цели применения метода ABC состоят в определении себестоимости банковских продуктов и услуг, выявлении наиболее затратных операций, оптимизации функций и, наконец, снижении банком стоимости своих продуктов. Этих целей можно достичь, анализируя результаты расчетов.
Анализ картины распределения затрат по функциям, которые выполняют сотрудники подразделений банка, позволяет выявить наиболее затратные функции и работы, которые влияют на потребительскую стоимость продукта. Важно также исследовать каждый этап перераспределения сумм в рамках проведения ABC-расчетов, для лучшего понимания причин образования стоимости продукта.
Требования к программному обеспечению для проведения расчетов по методу ABC
Для автоматизации проведения ABC-расчетов в основном используются технологии и инструменты Business Intelligence (BI) в рамках систем поддержки принятия решений (Decision Support Systems, DSS).
Программное обеспечение для автоматизации технологии учета затрат по методу ABC должно предоставлять:
- механизмы сбора исходных данных для проведения расчетов;
- инструменты настройки ABC-моделей;
- средства настройки алгоритмов расчетов;
- инструменты выпуска отчетности.
Чаще всего для реализации ФСА применяются OLAP-средства и Хранилища данных, которые дают дополнительные возможности по представлению и анализу информации. Наличие аналитических функций нередко становится важным критерием выбора наиболее подходящего программного обеспечения. Однако, помимо этого существует еще целый ряд требований, которым должна удовлетворять система автоматизации ABC-расчетов. Остановимся подробно на некоторых из них.
Механизмы сбора исходных данных для проведения расчетов
Для того чтобы наполнить модель расчета себестоимости банковских продуктов и услуг исходными данными, программное обеспечение для ABC должно позволять:
- хранить или загружать данные о расходах банка из системы управленческого учета;
- описывать этапы схемы переноса расходов банка на себестоимость банковских продуктов;
- загружать план продаж банковских продуктов и бюджет доходов от реализации продуктов;
- вести в системе или загружать базы распределений;
- вести в системе или загружать карты продуктов, нормативные стоимости функций.
То есть программное обеспечение должно иметь средства интеграции с банковскими системами. Этому требованию наиболее успешно соответствует технология Хранилищ данных (ХД). ХД связаны с транзакционными системами, следовательно, интеграция с внутренними и внешними данными осуществляется легко. После того как соответствие между данными бухгалтерской системы и ABC-программы установлено, вычисление и обновление ABC-модели сводится к простому нажатию кнопки.
Инструменты настройки ABC-моделей
Программное обеспечение для расчетов по методу ABC должно иметь средства создания базы для хранения индивидуальных структур банка. Желательно, чтобы эти средства были ориентированы не на технического специалиста, а на аналитика, который может производить настройку модели, оперируя терминами предметной области. Программное обеспечение должно предоставлять средства для настройки организационно-штатной структуры банка, описания технологических цепочек по производству и предоставлению банковских продуктов и услуг. Это необходимо для прохождения первых двух этапов, рассмотренных при описании технологии учета затрат по методу ABC. В программном средстве должны быть предусмотрены механизмы для разработки необходимых форм сбора информации, таких как формы Time sheet.
Любое изменение технологического процесса, состава оказываемых услуг, финансовой или организационной структуры банка, структуры и величины затрат должно быть отражено в модели АВС. Таким образом, программное обеспечение должно предоставлять возможность корректировать модель при любом изменении технологического процесса реализации конкретного банковского продукта. Только в этом случае использование методики ABC для определения себестоимости банковских продуктов и услуг имеет смысл и оправдывает понесенные затраты.Средства настройки алгоритмов расчетов
Схемы переноса расходов банка при использовании метода ABC в каждом банке индивидуальны и отражают специфику финансовой структуры банка и организации внутреннего производственного процесса. В программное обеспечение ABC должны быть встроены средства описания логики распределения расходов по ресурсам на основании баз распределений.
Реализация индивидуальной методики ABC предполагает наличие в системе средств настройки:
- регистров для хранения сумм расходов, начисленных по первичным бухгалтерским документам, и сумм, начисленных в процессе поэтапного перераспределения расходов, с привязкой к финансовой структуре;
- баз распределения, пропорционально которым общебанковские расходы будут переноситься на банковские продукты;
- алгоритмов переноса сумм для каждого этапа перераспределений.
Перечисленные настройки позволяют завершить процесс описания реализации ABC-логики для банка и перейти непосредственно к выполнению расчетов и анализу результатов.
Инструменты выпуска отчетности
В программном обеспечении должны присутствовать встроенные мощные аналитические инструменты и средства создания отчетности, необходимые для исследования ABC-моделей, реализующие:
- операции выборки на ABC-базах;
- генерирование отчетов по банковским продуктам, бизнесам, бизнес-направлениям;
- создание аналитических графиков;
- формирование отчетов методом drag-and-drop;
- написание нерегламентируемых запросов к базам данных ABC.
Как уже отмечалось, для реализации ABC-моделей чаще всего применяются OLAP-средства и Хранилища данных, например, Хранилище данных "Контур Корпорация" разработки компании Intersoft Lab.
***
Надеемся, описанная в статье технология учета затрат по методу ABC будет полезна специалистам банка. И будет способствовать наиболее эффективному использованию данной технологии в практической деятельности.
Автор: Д.Постникова
Источник: "Аналитический банковский журнал", 2004, №3