Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Публикации

Бухгалтер и компьютер

Если Вы менеджер по закупкам. Аналитика для 1С

Жесткая конкуренция требует все большей оперативности в принятии решений при сохранении и даже повышении их качества. Как этого можно достичь? Обеспечить себе качественную информационную базу для принятия решения.

Ваша учетная система накапливает и хранит все необходимые данные. Но операционные данные "как есть" не годятся для анализа. Для принятия решений нужна информация, наиболее удобным образом обобщающая учетные данные, т.е. требуются разнообразные аналитические отчеты.

Может ли учетная система обеспечить Вас, менеджера по закупкам, аналитической информацией в полном объеме? Традиционная учетная система предлагает Вам стандартные регламентированные отчеты. Например, в "1С:Торговля и склад" менеджером по закупкам может использоваться три отчета: отчет по приходу товара, по остаткам на складах и сравнение остатка товара с минимальным. Этого набора, скорее всего, будет недостаточно.

Вам необходимо такое множество отчетов, которое обеспечивало бы всесторонний анализ всех аспектов закупочной деятельности. Значит, состав отчетов надо дорабатывать:

Любая доработка требует предварительного осознания, что же Вы хотите видеть. Попробуем разобрать примерный перечень аналитических задач менеджера по закупкам, и определить информацию, необходимую для их решения.

Анализируем

Поставщиков

У Вас стабильные поставщики, проверенные временем партнеры? Но, к сожалению, "ничто не вечно под луной":Предприятия разоряются, продукты снимают с производства, конкуренты переманивают поставщиков, суля "золотые горы": Как же отслеживать стабильность работы с поставщиками, оценить "серьезность" их намерений? Посмотреть динамику закупок по поставщикам - объемы закупок у поставщика по месяцам или кварталам. Могут выявиться тенденции снижения/-роста объема поставок. Причины тому искать Вам: сезонные ли это колебания, интриги конкурентов или у поставщика плохи дела. Главное - вовремя заметить тенденции.

Помимо объемов Вы отслеживаете и финансовые взаимоотношения. Как дела с Вашими проплатами поставщикам? Пробегитесь по структуре задолженностей по поставщикам, вдруг за кем-то должки?

Какие поставщики наиболее важны для Вашего бизнеса? У кого Вы больше всего закупаете? Выявить таких поставщиков можно с помощью анализа структуры объема закупок по поставщикам. Определите долю каждого поставщика. Не получается ли, что Вы "кладете все яйца в одну корзину"?

Анализ динамики закупок и структуры имеет смысл проводить и по категориям поставщиков. Тоже можно выявить интересные факты:

Товары

Вы отвечаете за своевременное наполнение складов необходимыми товарами. Ваши ошибки в объемах закупок - прямые убытки для компании. Закупите мало - недополучите прибыли от продаж, слишком много - затоварите склад. Поэтому важно правильно планировать объемы и структурный состав закупок. В этом Вам может помочь информация по остаткам товаров и динамике объемов закупок. Склады затоварены - приостановите закупки этого товара. А, может, стоит вообще исключить его из номенклатуры? Ведь товар может, например, морально устареть.

Для ежедневного планирования закупок Вам понадобится информация по остаткам товаров на складах. Посмотрите где, чего и сколько единиц на настоящий момент. Может, стоит пополнить запасы?

Обязательна информация по товарам, остатки которых меньше минимального. "Страшный" отчет для поставщика, сигнализирующий о Вашем возможном просчете или дефицитности товара. Поднимайте коллег по тревоге на срочный поиск и закупку.

Вовремя замеченные тенденции изменения объемов закупок товара помогут Вам свести к минимуму возможные издержки. Отслеживайте динамику закупок по товарам. Почему снизились закупки товара? Упал спрос или неадекватно спросу "взлетели" цены? Что выгоднее - продолжать закупки или сократить их? Тревожный звонок прозвучал - выясняйте и действуйте.

Анализировать надо не только тенденции изменения объемов, но и структурный состав закупок. Задумайтесь, какие доли занимают отдельные товары в общем объеме закупок? Структура закупок может показать намечающиеся профилирующие направления в деятельности.

Негативная это тенденция или позитивная, судить Вам.

Кстати, о продукции, точнее о качестве: Вы доверяете клятвенным заверениям и рекламным проспектам поставщиков, декларирующим высокое качество товара? Без доверия партнерам в бизнесе нельзя. Но есть хорошая пословица: "Доверяй, но проверяй". Как же оценить качество продукции поставщиков не абстрактными словами: "хорошее", "удовлетворительное"? Какие показатели станут основанием для

Ваших писем на завод? Официальные документы требуют цифр. Есть много способов: собирать и подсчитывать рекламации Ваших покупателей, проверять каждый сотый контейнер и вести статистику брака. Но существует более простой способ - посмотреть объем возврата товаров от покупателей. Этот способ не требует ведения дополнительного учета тех же рекламаций. Он использует точные данные Вашей учетной системы. Если подозреваете "нечистоплотность" поставщика, надо провести анализ возвратов товаров поставщику.

Вот и посмотрите, товар такой плохой или водители поставщика так "бережно" относятся к грузу.

Цены на товары

Не хотите посмотреть, кто Вам предлагает самые "сладкие" цены? Как Вас любит каждый поставщик? Проанализируйте динамику закупочных цен. Если цену на товар повышают все поставщики, это нормально. Если один, то: Выводы делать Вам. А то - объемы закупок и пересмотреть можно. А если это элемент его ценовой политики - постепенно, а не рывками повышать цены? Посмотрите динамику цен на все поставляемые им товары. Если у Вас нет обязательств перед поставщиками по объему выборки, Вы можете и должны лавировать. От этого зависит Ваша прибыль:

Кто, как и что Вам сделает

Существует несколько путей достижения Вашей цели - получения необходимого состава аналитических отчетов.

Приглашение внедренческой фирмы

Если внедряющая фирма сработала качественно, то, возможно, индивидуальность Вашей компании и Ваши информационные потребности как менеджера по закупкам за определенную плату были учтены:на тот момент. Вам разработали отчеты и ушли, оставив контактный телефон.

Со временем все меняется: И у Вас появились новые потребности. Вам надо сменить "угол зрения", поменяв строки и столбцы отчета местами? Приглашаете внедренца, теряете время и деньги:Вам нужен отчет по товару не по месяцам, а по неделям, дням, кварталам?

Приглашаете внедренца, теряете время и деньги: И так далее: А время - главный фактор бизнеса:

Кстати о времени, Вы хотите посмотреть данные по каждому поставщику отдельно. Запускаете отчет для одного, смотрите, выходите. Запускаете для другого, смотрите, выходите: У Вас их сколько? Сколько раз Вы вынуждены запускать отчет?

Кроме существенных временных потерь существует проблема дезориентации пользователя в постоянно растущем числе отчетов. У Вас не вызывает раздражение длинный список мало отличающихся друг от друга названий?

Задействование собственных ИТ-специалистов

Заходите к Вашим автоматизаторам и капризно говорите "Хочу!". Дополнительных материальных затрат фирма избегает. Хотя, вопрос спорный, эти затраты просто "размазываются" по заработной плате штатных программистов. Но ждать все-таки придется. Даже незначительные структурные изменения отчета требуют времени.

А Вам информация нужна здесь и сейчас. Срочно. Такая, и через 5 минут чуть другая. Это реальные требования всестороннего анализа. А посадить программиста рядом с каждым менеджером, увы, нельзя.

Выйти из этого порочного круга постоянной потери времени, а значит, и денег, можно с помощью системы динамического анализа данных.

Динамический анализ данных

Система динамического анализа (OLAP - OnLine Analytical Processing) снимает проблему "жесткой" структуры отчетов. Это, когда данными нельзя "повертеть". В процессе оперативного анализа важна именно возможность динамического управления данными. Зашли в отчет и кликаете мышью. Фильтруете, меняете строки и столбцы местами, переводите в проценты и обратно: В одном отчете можете посмотреть динамику закупок по товарам и, щелкнув мышью, по группам товаров. Не покидая отчета, с помощью мыши получаете данные за разные периоды: по дням, неделям, месяцам, кварталам, годам. В общем, полная свобода самовыражения в анализе:

Помимо решения проблемы потери времени, исключается возможная дезориентация. Один динамический отчет заменяет несколько однотипных "жестких". Вы больше "не потеряетесь" в отчетах.

Примером системы динамического анализа для руководителей и специалистов, занятых торгово-закупочной деятельностью, является аналитический модуль для системы "1С:Предприятие" в конфигурации "Торговля и склад", разработанный компанией Intersoft Lab. Модуль "Контур Стандарт. Анализ для 1С:Торговля и склад" имеет сертификат "1С:Совместимо!".

OLAP-отчеты в составе аналитического модуля повторяют и существенно расширяют стандартный набор отчетов 1С. Например, разработаны специальные отчеты для всестороннего анализа складской деятельности, продаж и взаиморасчетов с контрагентами. Кроме того, пакет содержит все отчеты, которые были упомянуты при рассмотрении информационных потребностей менеджера по закупкам. Принципиальное отличие от традиционных отчетов 1С - в возможности динамического управления представлением данных и графической иллюстрацией. Данные, дополненные диаграммой или графиком, согласитесь, воспринимаются лучше. Особенно графическая иллюстрация удобна для анализа тенденций и структурного состава. Что Вы можете проглядеть, не упустит система. Во всех отчетах присутствует синхронная графическая иллюстрация. Вы изменяете данные - автоматически меняется иллюстрация.

Продемонстрируем возможности динамического анализа на примере отчета "Структура закупок по товарам".



Рис. 1 Отчет "Структура закупок по товарам". Данные по группам товаров

На рис. 1 представлен отчет, отражающий закупки по группам товаров. Операция "углубление" позволяет детализировать информацию. Так, щелкнув по знаку "+" напротив группы "Бытовая техника" мы увидим данные по отдельным подгруппам бытовой техники. Перетащив мышью колонки "Группу товаров" и "Подгруппа товаров" в область вверху таблицы - то есть "убрав" информацию из отчета, мы получаем отчет о закупках по товарам (см. рис. 2). Обратите внимание, что автоматически изменяется и графическая иллюстрация.



Рис. 2 Отчет "Структура закупок по товарам". Данные по товарам

Применение современной системы динамического анализа обеспечивает не только снижение временных затрат при работе с отчетами, но и исключает необходимость постоянных материальных вливаний в их доработку. Исполнение Ваших информационных желаний теперь не будет зависеть от внедряющих фирм или занятости Ваших программистов. Но главное, конечно, то, что Вы вовремя получите актуальную информацию. А кто владеет информацией, тот правит миром!