Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Публикации

Банки и технологии

Автоматизация системы управленческого учета

Внедрение системы управленческого учета в банке - сложный процесс, включающий информационные, технические, организационные, кадровые и другие мероприятия.

Организация системы управленческого учета в банке

Известно, что система управленческого учета в каждом банке имеет свои особенности, поскольку строится исходя из внутренних потребностей руководства банка в информации. Но типовые элементы этой системы так или иначе присутствуют в каждом банке.

Так, в системе управленческого учета банка должны вестись следующие регистры:
  • статьи баланса активов и пассивов (БАП);
  • статьи бюджета доходов и расходов (БДР);
  • статьи бюджета движения денежных средств (БДДС);
  • Журналы сделок по каждому виду сделок;
  • Журнал движения прогнозных позиций;
  • Журнал движения фактических позиций.

На основе этих регистров учета формируются следующие формы управленческих отчетов:

  • прогноз ликвидности и движения активов и пассивов по срокам;
  • прогнозный и плановый БАП;
  • фактический БАП;
  • прогнозный и плановый БДР;
  • отчет о фактическом исполнении БДР;
  • прогнозный и плановый БДДС;
  • отчет о фактическом исполнении БДДС;
  • расшифровки прогнозных, плановых и фактических позиций активов и пассивов.

Плановые значения показателей задаются в процессе формальной технологии планирования исходя из заключенных и предполагаемых к заключению сделок. Плановые значения показателей не меняются а течение планового периода, фактические значения вычисляются по совершенным банковским операциям, а прогнозные значения вычисляются на основе текущего значения показателей с учетом запланированных движений активов и пассивов, доходов и расходов по заключенным сделкам.

Постановка задачи для автоматизации

Ведение БАП, БДР и БДДС

Планирование статей БАП, БДР и БДДС осуществляется в ручном, полуавтоматическом и автоматическом режимах на основе заключенных и предполагаемых к заключению сделок.

Фактические значения этих статей на любую дату вычисляются на основе Журнала движения фактических позиций путем сложения входящих остатков с суммой оборотов по одноименным статьям. При этом они могут одновременно вестись как в валютах сделок, так и в неограниченном количестве учетных валют.

Прогнозные статьи формируются путем сложения фактических входящих остатков на дату начала прогноза с суммой "активных" позиций по одноименным статьям Журнала движения прогнозных позиций.

Журналы сделок

Журналы сделок обычно ведутся в электронном виде подразделениями банка, совершающими сделки с внешними контрагентами, по каждому виду сделок. Формы Журналов по каждому виду сделки имеют свои особенности.

В универсальном банке можно выделить следующие Журналы сделок (в реальности Журналы могут быть более детализированными):

  • Кредиты корпоративным клиентам;
  • Кредиты физическим лицам;
  • МБК;
  • Портфель государственных и муниципальных облигаций;
  • Портфель корпоративных облигаций;
  • Портфель векселей;
  • Портфель акций;
  • Конверсионные сделки;
  • Оптовые валютообменные операции;
  • Розничные валютообменные операции;
  • Паи и участия;
  • Депозиты корпоративных клиентов;
  • Депозиты физических лиц;
  • Депозиты банков;
  • Размещенные облигации;
  • Выданные векселя.

Журнал движения прогнозных позиций

Ежедневно на основе записей в Журналах сделок формируется Журнал движения прогнозных позиций. Прогнозная позиция имеет следующую структуру.
  • код Журнала сделок;
  • код сделки в Журнале;
  • код исполнителя;
  • код контрагента;
  • признак "Прогноз" (для прогнозных сделок признак должен быть установлен);
  • признак "Активная" (ставится при установке признака "Прогноз" и означает, что позиция учитывается при расчете прогнозов);
  • дата движения;
  • статья БАП;
  • статья БДР (в случае движения доходов/расходов);
  • статья БДДС (в случае движения денежных средств);
  • валюта платежа;
  • сумма в валюте платежа (положительное число означает увеличение позиции, отрицательное - уменьшение позиции);
  • валюта учета 1;
  • сумма в валюте учета 1;
  • валюта учета 2;
  • сумма в валюте учета 2;
  • валюта учета N;
  • сумма в валюте учета N;
  • другие атрибуты.

Журнал движения фактических позиций

Структура Журнала движения фактических позиций соответствует Журналу движения прогнозных позиций, но без установки признака "Прогноз". Журнал ведется на основе реально совершенных банковских операций и формируется подразделениями на основе данных бухгалтерского учета.

Сводный Журнал движения фактических позиций составляется на основе Журналов движения фактических позиций каждого подразделения, что включает и данные по внутрибанковским операциям.

Автоматизация управленческого учета

Комплексная автоматизированная система управленческого учета банка может быть построена с использованием передовых информационных технологий: Data Warehouse, OLAP, XML, Internet.

Автоматизация системы управленческого учета включает:
  • создание банковского Хранилища данных на основе технологии Data Warehouse;
  • организацию обмена данными между OLTP-системами и банковским Хранилищем данных посредством передачи XML-файлов с данными о сделках и позициях подразделений;
  • предоставление возможностей проведения анализа полученных данных и выпуска отчетов с помощью средств OLAP-Client;
  • организацию доступа руководства банка к данным и отчетам, опубликованным в Internet, с помощью Internet-браузера.

Предполагается, что Журналы сделок ведутся в каждом подразделении с помощью программных продуктов класса OLTP, настольных баз данных (например, MS Access, MS Excel) и т.д.

Журналы сделок, где бы они ни находились, с помощью шлюзов экспорта-импорта загружаются в банковское Хранилище. С помощью IT-технологий это можно сделать максимально быстро. Ранее препятствием для тесной интеграции бизнес-приложений являлось отсутствие согласованных форматов между различными автоматизированными системами и приложениями. Появление языка XML, признанного многими в качестве лучшего инструмента для решения поставленной задачи, позволяет качественно разешить эту проблему.

Журналы движения прогнозных и фактических позиций также загружаются в банковское Хранилище. В принципе, не исключен вариант, когда Журналы движения плановых и фактических позиций формируются автоматически по некоторым бизнес-правилам на этапе загрузки Журналов сделок в банковское Хранилище. Бизнес-правила формирования позиций означают фактически формализованную учетную политику. С помощью систем класса OLAP-Client производится OLAP-анализ данных банковского Хранилища и выпуск динамических отчетов на основе

Журналов движения позиций. При этом многомерный куб строится по атрибутам Журналов движения позиций. С помощью данного куба можно построить следующие отчеты:
  • прогноз ликвидности и движения активов и пассивов по срокам.
  • прогнозный БАП;
  • фактический БАП;
  • прогнозный БДР;
  • отчет о фактическом исполнении БДР;
  • прогнозный БДДС;
  • отчет о фактическом исполнении БДДС;
  • расшифровки прогнозных и фактических позиций активов и пассивов.

Позиция "Код исполнителя" в Журналах движения позиций является иерархической. Это оправдано, например, в такой ситуации: конечный исполнитель, код которого проставляется в Журнале, работает в некотором подразделении, подразделение входит в филиал, филиал - в Главную контору. Иерархическое представление позиции обеспечивает возможность строить отчеты в разрезе подразделений, филиалов и банка в целом, т.е. в разрезе оргштатной структуры банка.

Так как движение позиции ведется одновременно и в валюте номинала, и в неограниченном числе валют учета (с необходимым пересчетом), имеется возможность мгновенно получать отчеты в разных валютах -номинала сделок, учетных (например, в рублях и долларах одновременно).

Для учета расхождений плановых и фактических значений статей БАП, БДР и БДДС необходимо хранить данные о плановых значениях этих статей. Для этого в банке должно вестись планирование бюджета. С точки зрения автоматизации модуль ведения бюджета - это OLTP-приложение, так как в нем кроме планирования должны выполняться транзакционные операции - расчет трансфертных цен, трансфертная покупка-продажа ресурсов внутри банка, перераспределение доходов и расходов, покупка услуг внутренних подразделений банка друг у друга и т.д.

Модуль ведения бюджета логично интегрировать с банковским Хранилищем. Тогда плановые, прогнозные и фактические позиции будут находиться в одном месте - в Хранилище. Соответственно, применяя OLAP-инструменты, можно дополнительно контролировать расхождения плана и факта, плана и прогноза. Причем в поиске ответа на вопрос: "почему получились именно такие цифры", несложно будет дойти до первичных документов из Журналов сделок.

В этом случае, используя банковское Хранилище, можно построить следующие отчеты, дополняющие вышеприведенные.

  • плановый БАП, отчет об исполнении БАП;
  • плановый БДР, отчет об исполнении БДР;
  • плановый БДР, отчет об исполнении БДР;
  • плановый БДДС, отчет об исполнении БДДС.

Практически все современные системы класса Data Warehouse и OLAP поддерживают сервис по публикации в Internet данных, полученных в результате анализа. Поэтому руководители банка, которые собственно и являются главными потребителями данных управленческого учета, могут, находясь в любой точке мира, в режиме on-line получить информацию и полностью контролировать ситуацию в банке.

Таким образом, использование технологий Data Warehouse, OLAP и Internet при построении комплексной автоматизированной системы ведения управленческого учета в банке позволяет организовать эффективный полноценный учет, анализ накопленных исторических и планируемых данных, спрогнозировать исполнение запланированных статей и показателей. При этом потребители (топ-менеджмент банка) получают мгновенный доступ ко всей первичной и отчетной информации без привлечения руководителей подразделений.