5 ложных представлений о системах бюджетирования

Максим Астахов, руководитель коммерческого офиса «Интерсофт Лаб», разоблачает предубеждения, которые мешают банкам автоматизировать процессы планирования и контроля расходов.

Для российских финансовых организаций электронные таблицы остаются главным инструментом для бюджетирования административно-хозяйственных расходов. Банки продолжают работать с MS Excel, несмотря на острую необходимость обеспечить свою технологическую независимость. Перестройку и автоматизацию бюджетных процессов во многом тормозят предубеждения и мифы, которые сложились вокруг отечественных систем бюджетирования. Разоблачаем самые популярные из них.

Система бюджетирования автоматизирует только планирование

Действительно, не все системы от российских разработчиков поддерживают полный цикл бюджетирования, включающий планирование, оперативный контроль, фактический учет и план-факт анализ расходов. Например, решения, построенные по аналогии с зарубежным софтом в многомерной архитектуре (OLAP), сфокусированы только на функции планирования.

Тем не менее, на рынке есть отечественное ПО, обеспечивающее автоматизацию всех бюджетных процессов. К нему относится приложение «Бюджет хозяйственных расходов» от компании «Интерсофт Лаб». В его составе предлагается модуль для планирования, модуль для контроля исполнения бюджета и учета выполненных платежей в транзакционной архитектуре (OLТP).

Полнофункциональные системы позволят банку эффективно управлять расходами: формировать детальный план, оперативно контролировать расходование средств весь бюджетный период, регулярно проводить план-факт анализ исполнения бюджета и вносить в него необходимые корректировки.

Система бюджетирования нужна только для консолидации

Финансовые департаменты, которые являются основным заказчиком систем бюджетирования, заинтересованы прежде всего в автоматизации трудоёмких процессов консолидации смет и заявок подразделений. Однако ориентируясь только на эту задачу и сохраняя для ввода бюджетных данных электронные таблицы, они упускают возможность усовершенствовать и ускорить процессы планирования.

Если финансисты задействуют функционал специализированной системы в полном объеме, они смогут отказаться от продолжительного ручного планирования бюджета в MS Excel. План будет формироваться в автоматизированном режиме на основе заявок подразделений, данных по договорам, данных расчета ФОТ, данных по ТМЦ, фактов прошлых периодов и других данных.

В отличие от табличного редактора, система бюджетирования обеспечит эффективную коллективную работу при подготовке плана: упростит и унифицирует массовый ввод заявок от подразделений, позволит настроить и проконтролирует регламент планирования, предоставит инструменты электронного документооборота для маршрутизации документов и оперативного согласования расходов, сохранит аудиторский след при изменении данных.

Если с электронными таблицами на планирование у финансовых департаментов уходит не менее 3х месяцев, то система бюджетирования поможет сократить этот срок до 3-4 недель.

В системе бюджетирования надо повторить методику из Excel

Приступая к автоматизации бюджетирования, финансовые департаменты зачастую хотят перенести в новую систему привычные подходы к планированию и контролю расходов, которые сложились при использовании электронных таблиц. Это большая ошибка. Она приводит к тому, что банк не сможет получить качественных изменений в управлении расходами.

Упрощенная методика, выросшая из ограничений Excel, как правило, поддерживает минимальную детальность бюджета и состав его аналитических разрезов, использует облегченные подходы к контролю расходов, например предполагает проверку только сверхбольших платежей и пр.

При автоматизации бюджетирования методика должна быть усовершенствована с учетом и задач банка, и возможностей новой платформы. Например, можно:

Отраслевых систем бюджетирования не бывает

На российском рынке представлен целый пласт универсальных систем, которые предлагают инструменты для автоматизации бюджетных процессов в организации любой отрасли. Опыт их внедрения в банках пока невелик, в открытых источниках можно встретить информацию только о единичных проектах. Такие системы могут не иметь специфичного и необходимого банку функционала, а внедряющие их компании достаточной практики взаимодействия с финансовыми организациями и реализации решений именно для них.

Есть и отраслевое ПО от разработчиков, специализирующихся на банковской автоматизации. Некоторые системы присутствуют на рынке уже не один десяток лет. Например, приложение «Бюджет хозяйственных расходов» от компании «Интерсофт Лаб» внедряют и эксплуатируют банки различного масштаба уже более 20-ти лет.

Приложение реализует подходы к сметному планированию и контролю за административно-хозяйственными расходами в финансовых организациях. В его составе предлагаются готовые и удобные инструменты для автоматизированного формирования консолидированного бюджета в финансовом департаменте, смет ИТ-службы и других подразделений. Приложение поддержит любую методику и индивидуальные особенности бюджетирования в банке, позволит использовать для формирования хозяйственных смет данные по договорам, данные ФОТ, заявки подразделений, прошлые факты и другую учетную информацию. Решение имеет модуль для автоматизированного контроля платежей и учета фактических расходов, а также предоставляет интерфейсы для обмена данными с банковскими системами, например, для обмена платежными документами.

Отраслевые решения не требуют долгой настройки на бюджетные процессы финансовой организации, легко интегрируются в ее ИТ-инфраструктуру и внедряются в короткие сроки (от 3-4 месяцев).

Отечественной альтернативы зарубежным системам нет

Для большинства банков давно назрела необходимость трансформации бюджетных процессов. Однако, для их поддержки они продолжают использовать запрещенные электронные таблицы. Кто-то не может преодолеть Excel-притяжение, невзирая на западные санкции и требования регулятора, кто-то сомневается, что на рынке есть отечественные решения.

На самом деле, сейчас рынок наводнен импортонезависимым софтом от российских разработчиков. Это и BI-системы, схожие с зарубежным ПО, и системы с транзакционной компонентой, позволяющие автоматизировать полный цикл бюджетирования.

В Реестре отечественного ПО на текущий момент представлено более 10 универсальных продуктов для различных отраслей и не менее 7 банковских систем для бюджетирования и планирования, в их числе и приложение «Бюджет хозяйственных расходов» (номер реестровой записи – 3748).

Выбор действительно есть. Поэтому банкам стоит расстаться со своими предрассудками и, наконец, приступить к совершенствованию и автоматизации бюджетирования.

Автор: Максим Астахов, руководитель коммерческого офиса компании «Интерсофт Лаб»

Источник: CFO Russia