Функционально-стоимостной анализ и управление эффективностью

В материале рассказывается о роли ФСА (функционально-стоимостного анализа) в
рамках управления эффективностью бизнеса.

На языке BPM функционально-стоимостной анализ (ФСА) представляет собой процесс анализа и бюджетирования, позволяющий оценить накладные и операционные расходы. Увы, эта технология зачастую оказывается в роли Золушки, которую не пригласили на бал.

Однако средства ФСА достойны гораздо более тщательного рассмотрения, особенно когда необходимо оценить влияние некоторых бизнес-операций на реализацию стратегического плана, а также разобраться в бизнес-процессах компании и связанных с ними расходах. Вся ценность технологии ФСА раскрывается именно в связи с аналитическими инструментами.

Эта технология позволяет повысить точность стоимостной информации за счет грамотного распределения накладных и других косвенных расходов по конкретным бизнес-операциям. ФСА выходит за рамки традиционного распределения затрат. Включает в себя идентификацию и моделирование различных «факторов расходов» и привязки их к продуктам, услугам или клиентским операциям. С точки зрения бизнеса, ФСА позволяет менеджерам выявлять те продукты или услуги, которые дают основную прибыль, или, наоборот, приносят убытки.

Это происходит за счет обнаружения взаимосвязей между затратами и бизнес-функциями. Сторонники ФСА утверждают, что многие компании не могут оценить истинную прибыльность продуктов или клиентов потому, что у менеджеров нет понимания того, какие ресурсы (или операции) затрачиваются на производство продукта или поиск (сохранение) клиентов. Традиционно, прибыльность оценивалась по общим данным о расходах, как правило, распределявшихся между продуктами и основывавшихся на субъективных решениях. ФСА обеспечивает более точный и детальный метод разбивки расходов по отдельным операциям, который очень полезен для выявления проблем, принятия решений об инвестициях в ресурсы или для оптимизации бизнес-процессов.

Расширение возможностей BPM

По мнению экспертов в области корпоративной эффективности, качество системы BPM полностью зависит от того, что вместе с ней поставляется. Поэтому данные функционально-стоимостного анализа будут очень полезны среди массы другой информации, которая хранится в централизованной BPM-базе.

Суть BPM сводится к оценке перспективы изменения методов ведения бизнеса. Но как можно планировать изменения, не имея детальной информации по расходам? По мере создания новых продуктов, услуг, каналов поставки и процессов необходимо использовать оценку стоимости операций, чтобы понять, оправдывают ли себя эти нововведения.

BPM в сочетании с функционально-стоимостным анализом дает более серьезные результаты, чем без него. Успешное использование обеих технологий предполагает процессно-ориентированное мировоззрение и корпоративную культуру, ориентированную на функционально-стоимостной подход, который рассматривается как естественный эволюционный шаг в работе компании.

Сам по себе функционально-стоимостной анализ не является программой модернизации или системой исполнения. Данные ФСА служат механизмом обнаружения и средством поддержки принятия решений. Теоретически, более высокой эффективности можно добиться и без ФСА, однако это очень удобное средство для расчета показателей, на основе которых вычисляются бюджетные показатели и оценивается выполнение стратегических целей . То есть выходные данные ФСА являются входными для BPM-системы.

И хотя добиться вовлеченности в использование интегрированной системы со стороны сотрудников легче для тех компаний, где эти технологии раньше уже использовались, все же обязательным условием это не является. Можно начинать с внедрения простой версии ФСА-методологии. Более точное распределение расходов уже может повысить качество ценовой информации, а следовательно, и качество BPM-системы.

Один из методов доработки данных о расходах без полного внедрения сложной ФСА-системы – поиск подробных данных о конкретных позициях. Стоимостные элементы отличаются от одного стоимостного центра к другому, поэтому можно давать дополнительную детализированную информацию о стоимостях по географическому расположению, по конкретному центру и по отдельной позиции. Некоторые поставщики BPM обеспечивают именно такую функциональность.

Очень эффективным оказывается совместное использование в BPM-среде сбалансированной системы показателей (BSC, balanced scorecard). ФСА может обеспечить от 20 до 30% всех показателей эффективности в BSC. Пользователи BSC получают ряд преимуществ, доступных в ФСА. Например, менеджер транспортного департамента может обнаружить, что фактические расходы на поддержание километра автомагистрали превышают значение в оценочной панели. Технология ФСА позволит ему получить доступ к детальной информации об операциях и ресурсах, связанных с поддержкой автодорог. Анализ этих сведений вскроет коренные причины проблемы и поможет выбрать корректирующие меры.

Поддержка принятия решения особенна эффективна, если данные ФСА доступны напрямую из BSC. BSC требует своевременных данных ежемесячно или ежеквартально, поэтому при объединении этих двух технологий ФСА-модель нужно часто обновлять и передавать данные в сбалансированную систему показателей. ФСА-модель должна быть продвинутой в плане поддержки планирования, а также обеспечивать точные исторические данные об эффективности. Необходима также хорошая система отчетности, которая позволит менеджерам осуществлять доступ, анализ и отображение ФСА-информации на рабочем столе. Таким образом, пользователю удастся отслеживать весь путь от целевого показателя эффективности в оценочной панели к соответствующим ему деталям в ФСА-модели.

В целом, можно сказать, что объединение ФСА и BSC расширяет возможности двух проверенных методов управления. BSC получает свои преимущества за счет доступа к показателям эффективности бизнес-процессов и к клиентским данным. Кроме того, обеспечиваются дополнительные аналитические возможности для поддержки анализа эффективности. ФСА из метода оценки расходов превращается в аналитическое средство, поддерживающее современные инструменты для поддержки проектов повышения эффективности.

Каждая из технологий (ФСА и BSC) имеет свое применение, но вместе они работают лучше, поскольку:

• показатели эффективности ФСА для бизнес-процессов и клиентов очень удобны для BSC;
• руководители могут использовать ФСА в качестве инструмента диагностики для выявления коренных причин проблем с эффективностью;
• ФСА становится корпоративной аналитической системой для управления эффективностью.

Организации, уже прошедшие через процесс внедрения ПО для управления эффективностью, могут добиться ряда преимуществ за счет внедрения функционально-стоимостного подхода к аналитическим задачам. Нововведение может сводится к простому мониторингу временных затрат со стороны сотрудников, работающих в «узких местах», к фиксации излишних затрат и поиску альтернатив к существующему набору выполняемых операций. Однако если в компании не внедрен ни один из инструментов оценки расходов, то может выясниться, что все предложенные планы тормозятся, поскольку стоимостная информация играет огромную роль.

Ситуация на рынке

Рынок ФСА традиционно представлял собой лишь небольшой сектор, важность которого на сегодняшний день существенно возросла, о чем свидетельствует многочисленные приобретения специализированных фирм (ABC Technologies, Activa и Sapling), а также появление ФСА-возможностей в BPM и ERP-пакетах.

ФСА, как правило, не поставляется и не внедряется в качестве самостоятельного приложения. Эта технология используется в качестве основы для стратегического, экономически обусловленного анализа и оценки бизнеса. Сегодня наблюдается тенденция использования ФСА в качестве компонента таких приложений оценки эффективности бизнеса, как фунционально-стоимостное бюджетирование или анализ прибыльности клиентов/продуктов.

До последнего времени функционально-стоимостной анализ считался «операционным» механизмом, мало интересовал руководящее звено, а применялся, как правило, только в финансовой отрасли. Однако на деле ФСА - это механизм анализа прибыльности в определенным областях. Большинство, если не все, крупные банковские и телекоммуникационные компании используют классический ФСА в качестве стандартного метода расчет прибылей и расходов, не всегда употребляя этот термин (руководители предпочитают говорить о прибыльности и оценочных панелях).

Однако сегодня наблюдается новый подъем ФСА уже в более широких бизнес-кругах. Согласно недавним опросам консалтинговых компаний, функционально-стоимостной анализ получил новый толчок в качестве методологии улучшения BPM-результатов. Среди опрошенных организаций, более 80 процентов заявляют, что уже сегодня используют ФСА или надеются внедрить эту методику с целью получения более законченной картины, нежели дает традиционный бухгалтерский учет. На недавней конференции Gartner один из аналитиков предположил, что моделирование прибыльности, оптимизация и планирование бюджета, поддерживаемые ФСА, станут главными целями BPM-проектов в ближайшие годы.

Предпосылок для подобного возрождения несколько:

• Экономический спад. ФСА снова в моде, так как компании, вынужденные оперировать в ситуации экономической депрессии, стремятся направить свои ресурсы на сохранение существующих клиентов, а не на поиск новых. ФСА позволяет рассчитывать возможности роста прибылей без серьезного повышения цен на продукты и услуги.
• Бюджетирование, обусловленное экономическими факторами (driver-based budgeting). В то время как традиционное бюджетирование и планирование в Excel, основанное преимущественно на интуиции, подвергается серьезной критике за недостаток ориентации на бизнес-факторы, функционально-стоимостной анализ рассматривается как подкатегория бюджетирования на основе экономических факторов, а не как отдельное программное приложение.
• Оценка и анализ клиентов. В отраслях, ориентированных на клиентов ( банковской, телекоммуникационной), всем очевидно, что рост дохода подразумевает развитие клиентской базы и сохранение приверженности существующих клиентов. ФСА позволяет лучше разобраться во вкладе клиентов в итоговую прибыль.

Вертикальное и горизонтальное распространение

ФСА-инструменты, ориентированные на конкретную отрасль, — пока еще редкость на рынке. Однако в последнее время средств, предназначенных для производства, телекоммуникаций и банковского дела, появляется все больше.

На сегодняшний день имеется около десятка специализированных поставщиков ФСА-средств, к которым относятся: ALG Software, Acorn Systems, Decimal Technologies, ICMS, Lead Software, Prodacapo и проч. Некоторые из них, в частности ALG и Acorn Systems, позиционируют себя и в области BPM.

Часто специализированные фирмы работают только в небольшой области рынка финансового анализа, то есть не обеспечивают широких BPM-возможностей, таких как финансовая консолидация или нормативная отчетность. И в этой ситуации самую положительную роль могло бы сыграть партнерство с BPM-компаниями

ФСА-анализ все чаще становится компонентом крупной BPM-системы. Это означает, что результаты ФСА легко переносятся в BPM-приложения и/или инструменты ФСА обладают рядом возможностей управления эффективностью, встроенных в базовое ПО. Для многих ФСА-специалистов это очень труднодостижимая задача. Поэтому возможность эффективно интегрировать результаты ФСА в крупномасштабные BPM- или ERP-среды - это ключ к выживанию мелких поставщиков функционально-стоимостного анализа.

Заключение

Функционально-стоимостной анализ из самостоятельного приложения все чаще превращается в стратегический инструмент и средство анализа. ФСА-модели становятся ключевыми компонентами BPM-приложений более высокого уровня (функциональное бюджетирование или прибыльность клиентов/продуктов). Эти показатели больше всего зависят от результатов ФСА-модели. Рынок BPM-систем, использующих функционально-стоимостной анализ, активно развивается.

Автор: По материалам зарубежных сайтов