Преимущества единой BPM-платформы

Переход к единой BPM-платформе – усиливающаяся тенденция на рынке решений
для управления корпоративной эффективностью.

По оценке компании Gartner, озвученной в 2014 году в Лас-Вегасе на ежегодном мероприятии, посвящённом средствам BI и аналитики, Gartner BI & Analytics Summit, объём рынка BPM-систем (управление эффективностью бизнеса) составил 2.5 млрд. долларов и продолжает расти, превышая темп роста рынка программного обеспечения в целом. Аналитики выделили некоторые основные тенденции, которые определят направления развития рынка в ближайшие годы. Среди них следует выделить потребность компаний в реализации общекорпоративного планирования наряду со спросом на отраслевые или вертикально- специализированные приложения и стремлением к более оперативному сбору данных и формированию отчётности (за счет участия оперативных групп вместо финансового отдела). Кроме того, эксперты Gartner отмечают важность использования единой платформы для всех элементов управления корпоративной эффективностью (финансовая консолидация и закрытие отчетных периодов, подготовка и публикация финансовой и управленческой отчётности, бюджетирование, стратегическое планирование и прогнозирование, моделирование и оптимизация прибыльности).

Схожей точки зрения придерживается и Гэри Саймон (Gary Simon), управляющий редактор финансово-аналитического издания FSN. По его мнению, только современные BPM-системы, построенные на единой платформа, с единым пользовательским интерфейсом, встроенными средствами BI и лежащей в основе базой (хранилищем) данных, способны по-настоящему поддерживать управление эффективностью замкнутого цикла. Этот процесс начинается с разработки стратегии и долгосрочных планов, на основании которых формируются показатели эффективности, которые затем вносятся в операционные бюджеты, которые отслеживаются, анализируются и используются для формирования план-факт отчётности. Результаты анализа используются для уточнения бизнес-планов, чтобы скорректировать их, прежде чем начнётся новый цикл процесса управления эффективностью.

Как отмечает Гэри Саймон, ERP-системы никогда не справлялись с предоставлением единой управленческой информации, а растущее недовольство низким качеством и несвоевременностью данных, необходимых для принятия решений, привело к появлению двух новых классов приложений, а именно: средств BI и BPM-систем. В широком смысле инструменты BI сосредоточены на «запросах, анализе и отчётности», а BPM-системы предназначены для поддержки бюджетирования, планирования, прогнозирования, финансовой консолидации и формирования отчётности. На протяжении многих лет эти два класса ПО развивались разными путями, на базе различных технологий. Это повлекло за собой дублирование данных, противоречивые метаданные (такую структурную информацию, как организационная иерархия, счета, временные интервалы, продукты и т. п.) и абсолютно не устраняемые различия в критически важной информации, представленной разными приложениями. Хотя некоторые разработчики программного обеспечения стремились в прошлом совместить возможности инструментов BI и BPM-систем, приобретая своих конкурентов и объединяя их продукты, их различное происхождение невозможно игнорировать - пользователи могли видеть «места стыковки» продуктов. Конфликты в данных не исчезли, приложения были чрезмерно сложными, а электронные таблицы повсеместно применялись для исправления ошибок.

Гэри Саймон полагает, что концептуально стремление унифицировать инструменты BI и BPM-системы вполне разумно – однако оно не может быть осуществлено просто объединением приложений. Масштаб проблемы был освещён ещё в исследовании 2011 года консалтинговой компании Dynamic Markets «Управление эффективностью: неполная картина» (Management Performance: An Incomplete Picture), результаты которого показали, что 87% руководителей критикуют обмен данными и коммуникации между отделами, а 71% утверждают, что стратегические цели, операционные планы и бюджеты лишь частично связаны между собой».

На самом деле, важность унифицированного подхода сложно преувеличить. Согласно исследованию Dynamic Markets, 37% руководителей считает, что совет директоров в их компании не использует в максимальной мере идеи и знания своих сотрудников. 37% не финансовых руководителей хотели бы располагать большей информацией о стратегических и финансовых целях компании, а 20% признают, что их личные знания и опыт редко сказываются на решениях, принимаемых советом.

Однако, с точки зрения финансовых директоров, различие между BI- и BPM-системами носит искусственный характер. В парадигме управления эффективностью подразумевается, что основные управленческие процессы и поддерживающие их приложения тесно интегрированы и функционируют в рамках одной среды (платформы). Иначе говоря, все приложения должны иметь одни метаданные (например, счета и бизнес-сущности), чтобы информация, используемая любым BPM-приложением, могла быть предоставлена другому приложению и имела бы для них обоих одинаковое значение. Например, счёт «прибыль от реализации» должен иметь одно и то же значение, появляясь на финансовом портале, панели индикаторов или в системе показателей, в бюджете или отчёте за определенный период с начала года. Всё это заставляет вспомнить банальный термин «одна версия правды» - однако очевидная истина состоит в том, что невозможно создать надёжную систему управления эффективностью в первую очередь без единой среды (платформы).

Унифицированная среда также накладывает серьёзный отпечаток на работу сотрудников в рамках всей организации – а не только финансового отдела. Документооборот, необходимый для обеспечения требуемой продуктивности, может преодолеть функциональные границы, чтобы, например, отделы производства, инвентаризации и управления продажами могли разработать интегрированный бизнес-план без препятствий со стороны отдельных приложений. В свою очередь, это может привести к значительной экономии за счёт повышения эффективности и результативности процессов, простоты обслуживания, и, более того, обеспечить экономию в других областях. Так, компания сможет лучше сопоставлять спрос и предложение, сократить складские запасы и оборотный капитал. Или, например, если набор новых сотрудников тесно связан с прогнозом продаж, численность персонала будет оптимизирована, а расходы по найму сократятся.

Для организаций, активно внедряющих унифицированную BPM-систему, преимущества очевидны. Исследование 2012 года, проведённое компанией PwC, выявило, что финансовые отделы в таких компаниях тратят на 17% меньше времени на сбор данных и на 25% больше на анализ, по сравнению с обычными. Кроме того, по сравнению с компаниями, не использующими единую BPM-систему, они более чем вдвое быстрее формируют прогнозы и на четверть - бюджеты. Возможности для экономии столь убедительны, что аналитики Gartner предупреждают – ИТ- и бизнес-руководители не преуспеют в модернизации BPM, если они не смогут преодолеть основные препятствия для взаимодействия между различными функциональными подразделениями. Разумный финансовый директор будет инвестировать в BPM-систему, построенную на единой платформе.

Публикации

1.      Майк Тиндал (Mike Tindal). Тенденции управления эффективностью 2014 года по версии Gartner (CPM Trends for 2014 from Gartner’s BI & Analytics Summit). 15 апреля 2014 г.

2.      Гэри Саймон (Gary Simon). Почему разумные финансовые директора обращаются к единому управлению эффективностью (Why smart CFOs are turning to unified performance management). 2 сентября 2014 г.

Автор: По материалам зарубежных сайтов