Управление информацией и решение проблем подготовки отчетности

По мнению специалистов, компании должны внедрять новые технологии и
эффективно управлять раскрытием информации, чтобы вернуть доверие инвесторов и
обрести конкурентное преимущество на рынке.

В новых экономических условиях существенно возросли требования к роли финансового отдела в компании. От него хотят не просто выполнения рутинных операций, но гораздо большего. Также важную роль приобрел вопрос раскрытия информации и эффективного управления ею.

«Финансы» под давлением

В условиях постепенного восстановления экономики роль финансового отдела и систем, которые он контролирует, значительно возросла. Руководство ожидает от финансового отдела увеличения прибыли, оно требует больше рекомендаций и эффективных решений. Но, как показали результаты нового опроса Conspectus, проводимого Национальным компьютерным центром Великобритании (National Computer Centre), многие компании недовольны качеством и своевременностью управленческой информации, которую предоставляет финансовый отдел.

Многие менеджеры жалуются, что эта информация предоставляется очень медленно и ей недостает видения будущего, необходимого для принятия взвешенных решений. Как показало исследование, основной причиной изменений в финансовых и бухгалтерских системах больше половины респондентов (51%) назвали потребность в улучшении управленческой информации. Нет сомнений, что это было вызвано неопределенностью современной экономической ситуации, а также потребностью в снижении затрат (46%) и централизации бизнес-операций (41%).

Основной причиной смены или обновления финансовой системы почти половина респондентов (46%) назвала то, что система больше не отвечает потребностям бизнеса.

Для того чтобы достичь высокой эффективности, финансовые системы должны иметь доступ к ключевой информации из других систем компании. Так, почти половина опрошенных (38%) отметила необходимость обеспечения большей интеграции с другими операционными системами. Однако только 5% респондентов считают, что их системы отлично интегрированы, а 30% опрошенных отмечают приемлемый уровень интеграции. Остальные говорят об умеренном (35%) или небольшом уровне интеграции (27%).

Основным побудительным мотивом для инвестирования в финансовые системы в этом году стала необходимость предоставления улучшенной управленческой информации руководству. Но интересно, что только 9% опрошенных удовлетворены качеством информации, предоставленной финансовыми системами, но никто не удовлетворен полностью. Большинство выразило умеренную степень удовлетворения (54%), а 32% почти неудовлетворенны. Для преодоления этого недостатка большинство компаний (57%) используют специализированные инструменты для составления отчетности, привязанные к финансовым системам.

Эксперты сходятся во мнении, что никогда еще не было так много возможностей и вариантов для решения финансовых вопросов, но компаниям важно определить, какой из вариантов им наиболее выгоден.

Управление раскрытием информации

По мере роста неопределенности в деловом мире, компании обращаются к управлению раскрытием информации, чтобы привести отчетность в соответствие с требованиями контролирующих органов, улучшить финансовое прогнозирование и повысить продуктивность организации.

По мнению аналитиков Aberdeen управление раскрытием информации - это стратегическая комбинация технологий и практик, которые способствуют управлению и распространению ключевой финансовой и бухгалтерской информации среди всех заинтересованных лиц с тем, чтобы способствовать принятию правильных решений.

Экономический кризис не только выявил ошибочные бизнес-модели, но также актуализировал проблему недостаточной финансовой прозрачности и неадекватных возможностей прогнозирования на финансовых рынках. Компании осознали, что вернуть доверие ключевых инвесторов и стратегических партнеров можно, только приняв серьезные меры и пересмотрев свои прежние подходы. Теперь они осознали необходимость в раскрытии ключевых стратегических решений.

Поскольку управление раскрытием информации концентрируется на консолидации и управлении финансовой информацией, важное место здесь занимает автоматизация подготовки сложных форм финансовой отчетности, достижение возможности видеть будущее с помощью лучших инструментов прогнозирования и построение точных учетных моделей.

Согласно опросу, проведенному компанией Aberdeen летом 2011 года, большинство респондентов (42%) назвали приоритетной задачей улучшение качества данных. Это необходимое условие для осуществлений проектов по управлению раскрытием информации. Как отмечают эксперты, когда речь заходит о составлении финансовой отчетности, имеет значение не объем данных, а их качество. И именно качество данных гарантирует точные прогнозы и принятие решений.

Помимо внешних побудительных мотивов, таких как требования контролирующих органов и внешних акционеров, существует и внутренний мотив – давление руководства, принимающего решения.

Препятствия и трудности

Процесс внедрения эффективного управления раскрытием информации имеет свои сложности. В частности, одним из препятствий является достижение приемлемой точности и частоты обмена информацией между различными отделами внутри компании. Поэтому недостаток эффективной коммуникации между руководством и сотрудниками может быть основной проблемой. Как отмечают авторы исследования, не так просто установить, что именно мешает эффективной коммуникации. Это может быть сложная иерархическая организационная структура, затрудняющая движение информации, или намеренное стремление руководства ограничить доступ к информации со стороны сотрудников среднего и низшего звена. Как бы то ни было, это одно из главных препятствий, по мнению 44% опрошенных.

Также успешное управление раскрытием информации может быть затруднено из-за недостатка возможностей в рамках существующей IT-инфраструктуры (так считают 43% опрошенных). Даже понимая ценность инвестирования в технологические решения, компании не делают этого из-за бюджетных ограничений. Но, как справедливо отмечают эксперты, по мере того, как все больше компаний выходят на глобальную арену и «цифровая революция» ускоряет процессы ведения бизнеса, компании, которые не инвестируют в инфраструктуру, могут остаться в прошлом по причине использования устаревших и/или неадекватных систем.

Есть, к чему стремиться

Если компания правильно подходит к решению задачи по управлению раскрытием информации и ей удается преодолеть вышеупомянутые препятствия, то она может достичь впечатляющих результатов. Так, лучшие компании (по оценке Aberdeen, это - 20% организаций, которым удалось извлечь максимальную пользу из управления раскрытием информации) смогли достичь следующих успехов.

• 92,2% случаев успешного прохождения аудита из всех аудитов, проведенных за последние пять лет.
• 87,8% случаев точного совпадения фактических данных с плановыми при составлении отчетов за последний год.
• Снижение стоимости аудиторских проверок на 18,2%, включая штрафы, наказания и затраты на исправление ошибок в последние два года.
• Снижение количества времени на 11,3% на исправление одиночных ошибок в последние два года.
• Снижение на 10,8% времени, потраченного на исправление ошибок во внутренней отчетности в последние два года.
• Снижение на 8,4% затрат на работу финансового отдела в последние два года.

Все эти успехи являются результатом эффективного управления раскрытием информации в ведущих компаниях. Эти компании могут не только сократить время для составления внутренней отчетности посредством автоматизации и оптимизации процессов, но также уменьшить затраты на работу финансового отдела и штрафы за счет использования специальных приложений.

Как показывают результаты исследования, эти компании имеют значительное преимущество в сравнении со всеми другими компаниями, когда речь заходит о точности в отчетности.

Стратегии и технологии, которые обеспечивают информационную прозрачность

Для того чтобы улучшить финансовое планирование и прогнозирование, компании должны внедрять процессы и решения, которое обеспечивает точность в составлении отчетности. Установление стандартизированных процедур и интеграция различных систем для обеспечения единообразия и цельности данных на всех уровнях – ключевой шаг на пути к успеху.

Ведущие компании, как правило, почти в полтора раза чаще других используют технологии для обеспечения эффективного взаимодействия между разными отделами. Один из ключевых компонентов управления раскрытием информации – это открытое взаимодействие, где все участники имеют доступ к одной и той же информации и интерпретируют ее одним способом.

Как показало исследование, для поддержки управления раскрытием информации компании используют BPM-решения; системы бухучета, финансовой отчетности, планирования, бюджетирования и прогнозирования; инструменты BI; решения, связанные с главной бухгалтерской книгой; системы для поддержки корпоративного управления, выполнения требований регуляторов и управления рисками (GRC-системы); бухгалтерские системы и ERP-модули.

На предпочтения компаний в выборе тех или иных технологических решений влияют разные факторы. Во-первых, в посткризисных условиях многие компании предпочитают не рисковать и поэтому не инвестируют в новые и малоизвестные технологии. Во-вторых, компании изучают своих конкурентов и думают, как им лучше поступить – то ли инвестировать в те же технологии, что и конкуренты, то ли подождать выхода обновленной версии продукта.

Организационные возможности

С организационной точки зрения руководители компании должны издавать директивы, чтобы обеспечить согласования в рамках компании в целом. Директора должны не только обеспечивать соблюдение внутренних правил, но и гарантировать, что подразделения компании действуют в соответствии с требованиями внешних контролирующих органов. Эксперты подчеркивают важность взаимодействия между отделами, участвующими в процессе подготовки отчетности: между IT, финансами и отделами, занимающимися подготовкой обязательной отчетности. В 56% наиболее успешных компаний особое внимание уделяется сотрудничеству между сотрудниками финансового отдела и теми, кто готовит отчетность, а в 41% - «айтишниками» и «финансистами». Кроме того, в ряде случаев, например, когда нужно выявить источники ошибок в отчете, в компаниях-лидерах прибегают и к взаимодействию всех трех отделов.

Лучшие практики

Как отмечают эксперты, для достижения точности в отчетности компания должна использовать лучшие практики управления раскрытием информации, что также позволит повысить качество процессов планирования, бюджетирования и прогнозирования. Для этого необходимы не только качественные финансовые данные, но также возможность их эффективно извлекать. Так, 60% лучших компаний используют централизованный репозиторий, в котором находятся копии финансовых отчетов и форм обязательной отчетности, а 53% - собирают и поддерживают в актуальном состоянии базу знаний - руководства и лучшие практики по подготовке отчетности.

Выводы

Компании могут достичь больших успехов в составлении точной финансовой отчетности и в эффективности учета посредством оптимизации процессов и эффективного обмена информацией на всех уровнях. Для достижения конкурентного преимущества и эффективного управления раскрытием информации IT и финансовые отделы должны приложить сознательные усилия по внедрению новых решений, таких как BI-инструменты и специализированные системы для подготовки корпоративной отчетности). Однако поставщики решений должны помнить, что недостаток знания и понимания может стать основным препятствием, преодолеть который можно только с помощью обучения пользователей.

Компании должны также вкладывать средства в автоматизацию, чтобы постоянно соответствовать требованиям контролирующих органов. Это поможет избежать ненужных затрат как средств (штрафов и пр.), так и времени. Нельзя также забывать о соответствии внутренним стандартам и практикам отчетности, чтобы достичь единообразия данных и информации и их цельности.

Эффективная и своевременная коммуникация внутри компании - еще один ключевой компонент, о котором не стоит забывать.

Заключение

Как свидетельствуют результаты авторитетных исследований, руководство многих компаний недовольно работой финансовых отделов. От них ждут информации, которая позволит принимать эффективные решения и обрести конкурентное преимущество на рынке. Для того чтобы это стало возможным, финансовым отделам необходимо внедрять новые или обновлять старые IT-системы и приложения, использовать инструменты составления отчетности и пр. Также большую роль играет эффективное управление раскрытием информации, которое должно вернуть доверие инвесторов и акционеров. Как отмечают эксперты, технические возможности, необходимые для автоматизации этих процессов, на рынке есть.

Публикации

1. Клиф Милз. Под давлением (Cliff Mills. Under Pressure. Conspectus). Май/июнь 2011 г.
2. Анкита Тияги, Уильям Ян. Эффективное управление раскрытием информации (Ankita Tyagi, William Jan. Effective Disclosure Management). Август 2011 г.

Автор: По материалам зарубежных сайтов